Veel kleine ondernemers hebben te maken met klanten die te laat of zelfs helemaal niet betalen. Gelukkig kun je al vóór je zakendoet met een nieuwe klant maatregelen nemen om risico’s te beperken. Hier lees je hoe je dat aanpakt.
Hoe herken je een bestaande klant in zwaar weer?
Betalingsgedrag. Een duidelijk signaal is uiteraard als de klant de facturen helemaal niet betaalt, maar jekunt ook op andere signalen letten. Zo kan de klant plotseling afzien van korting voor snelle betaling, stoppen met de automatische incasso en de afgesproken betalingstermijn overschrijden. In dat laatste geval geven twijfelachtige redenen voor te late betaling, zoals “We zijn overgegaan op een betalingsprogramma” of “We komen mensen te kort op de boekhoudafdeling” extra redenen om alert te zijn. Informeer je boekhoudafdeling/boekhouder om altijd dit soort signalen in de gaten te houden en om ze bij de directie te melden.
Koopgedrag. Ook veranderingen in het bestelpatroon kunnen erop wijzen dat een klant in zwaar weer verkeert. Let op regelmatige orders of opdrachten die vervangen worden door sporadische bestellingen en op veranderingen in opdrachtgrootte. Verder kan een toename van negatieve opmerkingen over de opdrachten en “We zijn overgestapt naar een andere leverancier” een teken aan de wand zijn.
Vraag jezelf af of je wel zaken wilt doen met deze potentiële klant
Een nieuwe, potentiële klant ken je nauwelijks of niet. Luister dan sowieso naar je gevoel en vertrouw op je intuïtie. Bij twijfels kun je informatie over het betalingsgedrag van de klant inwinnen.
Informeer voorzichtig bij de klant en zoek online naar ervaringen van anderen. Je kunt ook een uittreksel uit het handelsregister bij de Kamer van Koophandel opvragen (vanaf € 2,85). Hierin kun je ook controleren wie er tekeningsbevoegd is en voor welk bedrag. Het zou niet de eerste keer zijn dat er iemand enthousiast iets bestelt of een opdracht geeft, terwijl hij/zij daar helemaal niet voor bevoegd is.
Bedenk verder of jouw onderneming in de problemen komt als de klant niet betaalt. Is dat zo? Overweeg dan (gedeeltelijke) vooruitbetaling of tussentijdse betaling. Consumenten mag je tot 50% vooruit laten betalen.
Voorkom redenen van niet betalen
Wijs de klant in het verkoopgesprek of in je offerte op je betalingsvoorwaarden en geef ook je algemene voorwaarden waar je betalingsvoorwaarden in hebt opgenomen. Ervan uitgaande dat je correct en op tijd hebt geleverd, dan kun je tijdig en correct factureren. Is de betaling niet op tijd of niet volledig binnen, neem dan meteen contact met de klant op en vraag naar de reden hiervan. Er kan sprake zijn van een vergissing of misschien heb jij wel iets niet goed gedaan. Voor de rest is het belangrijk om een strikte incassoprocedure te hanteren.
Wees alert op signalen van financiële problemen bij de klant
Plan een kennismakingsgesprek of bezoek. Zo krijg je veel informatie zonder dat de klant doorheeft dat je zijn financiële situatie beoordeelt.
Let op onder andere de volgende signalen bij het personeel:
- Veel buitendienstpersoneel op locatie
- Weinig activiteit op de expeditieafdeling
- Rustige teken- of ontwerpafdeling
- Lange pauzes, traag gedrag
- Geen evenwichtige leeftijdsopbouw van het personeel
- Geen trots of toewijding
- Veel geklaag (vooral over te laat betaalde lonen)
Let op signalen in het bedrijf:
- Volle magazijnen met weinig activiteit
- Veel bedrijfswagens langdurig geparkeerd
- Magazijnen vaak leeg
- Handmatige processen die geautomatiseerd kunnen worden
- Onbenutte ruimtes
- Goed gevuld retouren magazijn
- Veel gereed product dat niet verzonden wordt
- Veel halffabrikaat, weinig eindproduct
- Achterstallig onderhoud
- Rommelige productieomgeving
- Stilstaande machines
- Luxe inrichting of voertuigen bij een jong bedrijf
- Versleten middelen bij een ouder bedrijf
- Geen vernieuwing in producten of diensten
- Verouderde website
Koop desnoods informatie over je klant
Je kunt ook financiële informatie over je klant kopen. Maar let op: je betaalt eerst, en ziet pas daarna of de info bruikbaar is. Bij kleine bedrijven is de info vaak gedateerd of niet aanwezig. Sommige rapporten zijn zonder financiële kennis lastig te begrijpen. Zo’n rapport bevat uitsluitend data en dus geen advies. Het is ook slim om vooraf te bepalen wat je doet bij ongunstige informatie. Enkele leveranciers zijn:
- GraydonCreditsafe. De kosten zijn op de website niet of heel slecht te vinden, maar het 1e rapport is gratis.
- Dun & Bradstreet (Altares). Finance Analytics. Ook zij doen geheimzinnig over hun tarieven.
- CompanyInfo. Vanaf € 419 per jaar kun je online van 84 ondernemingen de actuele financiële situatie inzien. Je kunt het gratis een keer proberen.
- Kredietrapportaanvragen.nl. Tarief vanaf € 12,95 per rapport.
- Klikklaar. Prijs vanaf € 4,50 per rapport.
Afbeelding van Gerd Altmann via PixabayNOVI TIP.
Voorkomen is beter dan genezen. Vertrouw je het bij een nieuwe klant niet helemaal, ga dan op onderzoek uit als er veel geld mee gemoeid is. Koop eventueel een financieel rapport en laat eventueel een aanbetaling doen.