Waardebonnen en cadeaubonnen zijn populaire instrumenten om nieuwe klanten aan te trekken, verkopen te stimuleren en loyaliteit op te bouwen. Maar … hoe moet de btw worden verwerkt?
Hoe moet de btw in de administratie worden verwerkt?
De btw‑behandeling hangt af van de soort bon én van de manier waarop die bon juridisch wordt geclassificeerd. In de Europese btw‑wetgeving worden namelijk twee hoofdtypes gebruikt:
- single‑purpose vouchers (SPV); en
- multi‑purpose vouchers (MPV).
Maar er wordt ook verschil gemaakt tussen waardebon en cadeaubon. Dit is het startpunt.
1. De waardebon en de btw
Een waardebon is een bon met een vooraf bepaalde geldwaarde, bijvoorbeeld € 10, € 25 of € 50. De koper of ontvanger mag zelf kiezen waarvoor de bon wordt gebruikt. Kenmerken van een waardebon zijn:
- Deze vertegenwoordigt een geldbedrag. Een waardebon geeft geen recht op geld maar op een korting. Bij inwisseling moet dus altijd worden bijbetaald.
- Deze kan worden ingewisseld voor verschillende producten of diensten.
- Het btw‑tarief staat meestal nog niet vast bij verkoop.
Een voorbeeld van een waardebon is een bon van 10% of € 5 korting bij een volgende aankoop.
Btw-behandeling. Omdat een waardebon voor verschillende producten/diensten kan worden ingezet, valt hij vrijwel altijd onder de categorie: Multi‑Purpose Voucher (MPV). De btw wordt pas berekend zodra de bon wordt ingewisseld. Je bent btw verschuldigd op het moment dat de waardebon wordt gebruikt. Heb je de waardebon gratis verstrekt? Dan ben je btw verschuldigd over het bedrag dat bijbetaald moet worden. Heb je de waardebon tegen betaling verstrekt? Dan ben je btw verschuldigd over het bedrag dat bijbetaald moet worden, plús het bedrag dat voor de waardebon is betaald.
2. De cadeaubon en de btw
Een cadeaubon is een bon die bedoeld is als geschenk. De term cadeaubon zegt op zichzelf niets over de btw, want het kan twee vormen aannemen:
- Cadeaubon met bepaalde waarde, zoals een cadeaubon van € 20 voor een winkel.
Deze werkt hetzelfde als een waardebon en is vrijwel altijd een MPV.
- Cadeaubon voor een specifiek product of specifieke dienst, zoals voor een massage, een lunchmenu of een knipbeurt. Omdat het geleverde product én het btw‑tarief al vaststaan, wordt dit type bon een: Single‑Purpose Voucher (SPV) genoemd. De btw wordt berekend bij de verkoop van de bon, niet bij de inwisseling.
Btw-behandeling. Btw bij verkoop van de bon. Als de klant later de bon verzilvert, wordt er géén btw meer over de bonwaarde berekend.
- Je eigen cadeaubon. Afhankelijk van het btw-tarief op de producten of diensten je verkoopt, is dit een SPV of een MPV. Wanneer je maar één btw-tarief hebt, is het een SPV en wanneer je meerdere btw-tarieven hebt, is het een MPV.
3. De voucher en de btw
De term voucher wordt gebruikt in de Europese btw‑wetgeving en omvat zowel waardebonnen als cadeaubonnen. Ook hier bestaan dus twee soorten van:
- Single‑Purpose Voucher (SPV). Een bon waarbij op het moment van uitgifte al vaststaat wat er wordt geleverd en welk btw‑tarief van toepassing is. Denk aan een bioscoopbon of een dinerbon.
Btw-behandeling. Btw bij verkoop van de bon. Als de klant later de bon verzilvert, wordt er géén btw meer over de bonwaarde berekend.
- Multi‑Purpose Voucher (MPV). Hier staat bij uitgifte nog niet vast welk btw‑tarief later geldt, zoals bij de VVV Cadeaukaart.
Btw-behandeling. De ondernemer die de bon accepteert berekent btw over het daadwerkelijke product of de dienst.
Wat betekent dit voor jou als acceptant van bonnen?
MPV’s. Als er bij jou bonnen worden ingewisseld is er meestal sprake van MPV’s en jij rekent btw op de geleverde goederen of diensten. De bon fungeert gewoon als betaalmiddel. Je boekt het ontvangen bedrag als omzet en zet de bon op een tussenrekening (een grootboekrekening in de administratie). Bij inwisseling van de bon bij de uitgever ontvang je het bedrag en boekt dat, minus fee, op dezelfde tussenrekening. De fee is meestal niet btw‑belast.
SPV’s. Is er sprake van een SPV, dan reken jij géén btw over de bonwaarde, want de uitgever heeft de btw al afgedragen bij verkoop. Je boekt het ontvangen bedrag op een tussenrekening. Jouw opbrengst is de vergoeding die je van de uitgever ontvangt. Voor het bedrag van de bon, boek je dit weer op diezelfde tussenrekening. Over die vergoeding reken je wél btw (als dit contractueel zo is bepaald).
Tips van NOVI
Accepteer je vouchers of wil je die gaan accepteren, bepaal dan altijd of je te maken hebt met een SPV of MPV. De uitgever hoort dit duidelijk te maken. Sluit dit tijdig met mij kort voor de inrichting van je administratie. Richt je kassa ook goed in, want dit is met name nodig voor een correcte btw‑verwerking bij MPV’s.
Verder nog… Leg afspraken met bonuitgevers duidelijk vast; vooral over vergoedingen en transactiekosten en bewaar alle documentatie en clearingoverzichten. Dit zijn administratieve overzichten die je ontvangt van de uitgever van waardebonnen of cadeaubonnen. Ze geven precies weer welke bonnen bij jou zijn ingewisseld, wat de waarde daarvan is en welke vergoeding jij als ondernemer krijgt. Hiermee kun je je omzet, je btw‑administratie en je afstemming met de uitgever correct verwerken. Een clearingoverzicht bevat zaken als bon- of transactienummer, datum van inwisseling, type bon (bijv. cadeaubon, waardebon, SPV/MPV), de waarde van de ingewisselde bon en de vergoeding die jij ontvangt (vaak: waarde van de bon – servicefee/ transactiekosten).
Geef je je eigen cadeaubonnen uit; hou daarvan ook een registratie bij en sluit dit ook met mij kort zodat de administratie en de kassa goed ingericht zijn en op elkaar aansluiten. Zo voorkom je dat je de btw verkeerd afdraagt.
NOVI TIP
De btw-behandeling bij het ontvangen van cadeaubonnen is niet zo eenvoudig, maar als je het voor jouw situatie eenmaal weet, dan is het niet meer moeilijk. Stem met mij af wanneer je met cadeaubonnen gaat werken en ik zorg dat je administratie daarvoor wordt ingericht.