Een overeenkomst (een contract) helpt verwachtingen te managen, risico’s te beperken en conflicten te voorkomen. Toch werken veel ondernemers (te) vaak zonder duidelijke afspraken, of gaan ze uit van mondelinge toezeggingen die later discussie oproepen. Wat moet je over ‘de overeenkomst’ weten?
Wat is een overeenkomst?
Aanbod en aanvaarding. Een overeenkomst is een juridische afspraak tussen twee of meer partijen, waarbij zij over en weer verplichtingen aangaan. Volgens het Nederlandse recht komt een overeenkomst tot stand zodra er sprake is van een aanbod en een aanvaarding van dat aanbod. Dat betekent als jij als ondernemer een voorstel doet (bijv. een offerte uitbrengt) en jouw klant gaat daarmee akkoord, er juridisch al sprake is van een overeenkomst. Oók als er nog niks is ondertekend.
Mondeling of schriftelijk: beide zijn geldig. Een wijdverbreid misverstand is dat alleen schriftelijke overeenkomsten rechtsgeldig zouden zijn. In Nederland is dit niet waar. Mondelinge overeenkomsten zijn volledig rechtsgeldig, maar schriftelijke overeenkomsten zijn vaak makkelijker te bewijzen en te handhaven.
Waarom schriftelijk toch verstandig is
Een mondelinge afspraak is juridisch lastig te bewijzen bij een conflict. Een schriftelijke overeenkomst:
- legt verwachtingen duidelijk vast;
- voorkomt interpretatieverschillen;
- verhoogt de professionaliteit; en
- biedt bewijs als het erop aankomt.
Voor ondernemers is schriftelijk werken daarom bijna altijd de beste keuze. Zeker als de belangen groot zijn …
Soorten overeenkomsten
Afhankelijk van jouw branche en situatie kan je te maken hebben met allerlei types overeenkomsten. Enkele veelvoorkomende overeenkomsten zijn:
- koopovereenkomst voor het kopen of verkopen van goederen;
- dienstverleningsovereenkomst voor het verrichten van diensten (bijv. als consultant, marketeer of boekhouder);
- aannemingsovereenkomst specifiek voor het maken van een werk, zoals bouwprojecten of maatwerkproducten;
- arbeidsovereenkomst tussen werkgever en werknemer;
- huurovereenkomst voor het huren of verhuren van bedrijfsruimte of materialen;
- licentieovereenkomst voor gebruik van software, intellectueel eigendom, foto’s of merkrecht.
Als jij als ondernemer een overeenkomst aangaat met een klant is dat bijna altijd in de zin van: jij levert een product of een dienst en de klant betaalt daarvoor. In de wet praten ze over ‘verbintenis scheppend’ (je gaat een verbintenis aan met de klant) en ‘wederkerigheid’ (je krijgt iets maar moet er iets voor terugdoen).
Alles wat jij met de klant afspreekt kun je in de overeenkomst opnemen. Bij sommige soorten overeenkomsten zoals bijvoorbeeld bij een huurovereenkomst of bij een leningsovereenkomst wordt door de wet bepaald wat er in de overeenkomst moet worden opgenomen. Dus zorg dat je dat checkt.
Wat moet er minimaal in een overeenkomst staan?
Hoewel een overeenkomst in theorie uit één zin kan bestaan, is dat in de praktijk natuurlijk veel te beperkt. Minimaal moet een goede overeenkomst de volgende zaken bevatten:
- 1. Gegevens van alle partijen. Naam, adres, KvK-nummer, contactpersoon.
- 2. Heldere omschrijving van de prestatie. Wat willen de partijen van elkaar? Wat wordt er precies geleverd? Wanneer? Hoe? Met welke kwaliteitseisen? Hoe concreter, hoe beter.
- 3. Prijs en betalingsvoorwaarden. Tarief (vast bedrag, uurtarief, aanneemsom, abonnement), facturatieschema, betaaltermijnen, rente en incassokosten bij te late betaling.
- 4. Termijn en looptijd. Duur van de overeenkomst, mogelijkheden voor verlenging en opzegtermijnen.
- 5. Zijn er algemene voorwaarden van toepassing?
- 6. Geheimhouding. Zeker bij vertrouwelijke bedrijfsinformatie is dit cruciaal.
- 7. Intellectueel eigendom. Voor ondernemers in IT, marketing, ontwerp, content of software: wie wordt eigenaar van het werk, mag de klant het werk aanpassen, mag jij het verder gebruiken?
8. Datum, plaats en ondertekening. Ondertekening bij beide partijen door iemand die ook tekenbevoegd is. Vermeld eventueel de functie van de ondertekenaar.
De rol van algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn aanvullende regels die voor ál jouw klanten gelden — tenzij jullie iets anders afspreken. Ze bevatten vaak bepalingen over:
- Aansprakelijkheid
- Garantie
- Betalingstermijnen
- Bedenktijd
- Leveringsvoorwaarden
- Overmacht
- Annulering
Algemene voorwaarden verkorten je contracten (je hoeft niet elke keer alles opnieuw op te schrijven) en beschermen jouw onderneming tegen risico’s. Let op: algemene voorwaarden moeten wél correct worden aangeboden. Een klant moet vóór of bij het sluiten van de overeenkomst de algemene voorwaarden kunnen inzien. Dat kan bijvoorbeeld: via een PDF als bijlage, een link op je website, meegestuurd met de offerte en of gewoon overhandigd. Als je dit niet goed doet, kan een klant later onderdelen vernietigen (“dat heb ik nooit gezien”). Zorg dus voor een aantoonbare manier van aanbieden.
Afbeelding van Max via PixabayNOVI TIP
Een goede overeenkomst is veel meer dan een formaliteit. Het is een instrument dat risico’s beperkt, verwachtingen duidelijk maakt, de relatie met klanten versterkt en gedoe en juridische problemen voorkomt.