Alles over aftrekbare kosten

Een directeur-grootaandeelhouder (DGA) van een BV mocht van de Rechtbank Gelderland niet zomaar voetbalkaartjes als kosten in mindering brengen op de winst van de BV. Wat moet jij eigenlijk van aftrekbare kosten weten en hoe zit dat voor een eenmanszaak?

Wat speelde er in die rechtszaak?

Een schoonmaakbedrijf (bestaande uit diverse bv’s) had van 2017 t/m 2021 diverse seizoenkaarten voor voetbalwedstrijden en losse kaarten voor topwedstrijden. Die kaarten waren bedoeld voor acquisitie en relatiebeheer. De directeur-eigenaar, de DGA, bezocht zelf diverse wedstrijden, maar toen de Belastingdienst in 2021 een boekenonderzoek deed, bleek dat nergens was vastgelegd wie welke wedstrijden bezocht en wat daar de zakelijke belangen van waren. De belastinginspecteur rekende toen de kaarten als loon in natura en de DGA kreeg een naheffingsaanslag.

De DGA was het er niet mee eens en de rechter moest uitsluitsel geven. Die gaf aan dat het bezoeken van voetbalwedstrijden in het algemeen een recreatief en consumptief karakter heeft. Als werknemers of een DGA die wedstrijden bezoeken, moet de werkgever aannemelijk maken dat het een zakelijk doel betreft en moet zij onderbouwen welke relaties zijn meegenomen bij welke wedstrijden en of zakelijke gesprekken zijn gevoerd.

Wat zijn eigenlijk aftrekbare kosten?

Aftrekbare kosten zijn kosten die u je maakt uit zakelijke overwegingen en in het belang zijn van de onderneming. Die kosten mogen dan van de winst worden afgetrokken, zodat er over die winst uiteindelijk minder belasting betaald hoeft te worden. In principe is dat voor een eenmanszaak en een bv hetzelfde. In bovenstaand voorbeeld was er bovendien sprake van loon in natura…

NOVI TIP
Bij het beoordelen van de aftrekbare kosten of bij een boekenonderzoek mag de Belastingdienst niet op de stoel van ondernemer gaan zitten. Je bepaalt dus zelf wat je wel en niet in het belang van de onderneming vindt.

Alleen als zakelijke kosten van dien aard hoog en opmerkelijk zijn, dat geen enkel redelijk denkend ondernemer het zakelijk belang zou kunnen volhouden, dan mag de aftrek geweigerd worden. Denk daarbij aan bijvoorbeeld het zogenaamde Cesna-arrest, waarbij een DGA een vliegtuig kocht met zijn onderneming.

Zakelijke kosten met een privé-element: gemengde kosten

In de praktijk komt het regelmatig voor dat zakelijke kosten ook een privé-element bevatten. Dit worden gemengde kosten genoemd. Een goed voorbeeld hiervan is een etentje met een zakelijke relatie. Het privé-element is dan de besparing die je maakt omdat je nu thuis niet hoeft te eten. Het betreft dus vaak representatiekosten en relatiegeschenken waarvan een deel van de kosten dus niet aftrekbaar zijn. Dat deel moet je verrekenen en dat kan op twee manieren:

je brengt 80% van de kosten in mindering op de winst (en 20% dus niet); of
je trekt alle kosten af en corrigeert eenmalig door een forfait van € 5.700 bij de winst te tellen (in 2025 € 5.700). Dit is meestal alleen interessant voor heel grote bedrijven.

Voor BV’s geldt een percentage van 73,5% in plaats van 80%, maar kunnen ook uitgaan van 0,4% van de loonsom.

Kosten of investering?

Bedrijfsmiddelen met een waarde van > € 450 excl. btw mogen niet in één keer op de winst in mindering worden gebracht. Er is dan sprake van een investering die (minimaal in vijf jaar) afgeschreven moet worden. Hoeveel je per jaar kunt afschrijven hangt af van:

aanschafkosten of voortbrengingskosten (voor bedrijfsmiddelen die je in je eigen bedrijf maakt);
de vermoedelijke economische levensduur; en
de restwaarde (de geschatte verkoopwaarde aan het einde van de gebruiksduur).

Een investering wordt dus over meerdere jaren verdeeld en wordt in de vorm van afschrijvingskosten van de winst af gehaald.

Veel voorkomende aftrekbare kosten zijn:

huur van kantoor of werkruimte buiten huis;
personeelskosten (loon, uitzendkrachten, arbo, geschenken aan personeel);
kantoorbenodigdheden en inrichting (laptop, printer, telefoon, meubilair);
marketing- en verkoopkosten (website, advertenties, drukwerk, sponsoring) ;
zakelijke reiskosten: OV, taxi, vliegtuig (met bewijs van zakelijk doel) en voor gebruik privé auto maximaal € 0,23 per kilometer;
werkkleding (alleen als het uitsluitend zakelijk is of voorzien van logo ≥ 70 cm²);
studie- en opleidingskosten voor vakkennis en vakliteratuur;
administratie- en accountantskosten (boekhouder, boekhoudsoftware);
bankkosten en zakelijke verzekeringen (bijv. beroepsaansprakelijkheid);
professionele diensten (jurist, consultants, freelancers);
contributies en abonnementen (beroepsvereniging, software);
onderhoud aan je machines of inventaris.

De werkkostenregeling (WKR)

De WKR moet ook nog even genoemd worden. Deze regeling is er voor vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. Meer hierover lees je in het artikel ‘Hoe werkt de werkkostenregeling?’

Samengevat

Jij bepaalt zelf of kosten zakelijk zijn of niet. Bij twijfel zul je dit aannemelijk moeten maken, leg dan dus vast wat het zakelijk belang is (geweest). Je zou je jezelf daarvoor eerst kunnen afvragen of je deze kosten als privépersoon ook gemaakt zou hebben. Zo ja, dan kan er twijfel ontstaan. Investeringen boven € 450 zul je moeten afschrijven en gemengde kosten kun je voor 80% (eenmanszaak) of 73,5% (bv) in aftrek brengen.

NOVI TIP
Zorg bij twijfel dat het voor mij altijd duidelijk is waar je de kosten voor gemaakt hebt en wat het zakelijk doel is geweest. De aanschaf van een printpapier is wel duidelijk, maar voor die vliegreis naar Parijs en dat bezoek aan de Olympische Spelen ligt dat lastiger.

Afbeelding van Christian B. via Pixabay