Je kunt niet alles zelf doen, dus zal je ook werkzaamheden moeten uitbesteden. Veel starters doen echter de meeste werkzaamheden zelf omdat er (nog) niet voldoende budget is. Wat besteed jij het beste wel en niet uit?
Waarom uitbesteden?
Zaken die omzet (en winst) opleveren (je core business) zul je niet snel uitbesteden. Vaak zijn het de indirecte werkzaamheden die je uitbesteedt of overweegt uit te besteden. Je kunt zaken uitbesteden om verschillende redenen.
- Je hebt er zelf geen of te weinig verstand van (administratie, belastingaangiften, …)
- Je hebt er zelf de tijd niet voor (onderhoud)
- Je hebt er gewoonweg zelf geen zin in (schoonmaak)
- Je bent duurder uit als je het zelf doet
- Je kunt zelf niet dezelfde kwaliteit garanderen
- Je wilt flexibeler zijn en meer tijd hebben voor zaken die wel omzet opleveren
Een aantal activiteiten die veel worden uitbesteed zijn o.a.
- Administratie (ook salarisadministratie en soms debiteurenbeheer)
- Schoonmaak
- Onderhoud
- Transport
- Beheer website en sociale media
- Productie van halffabricaten
- Receptietaken (telefoon beantwoorden, afspraken maken, …)
Als je kunt kiezen…
Sommige zaken kun je dus echt niet zelf; die besteed je uit. Maar soms kun je ervoor kiezen om het zelf te doen of niet. Je zet dan de voordelen en de nadelen tegenover elkaar af. Als je goedkoper uit bent door uit te besteden, dan zal je hier waarschijnlijk voor kiezen. Hou dan echter met het volgende rekening.
- Lage bezettingsgraad van een bedrijfsmiddel of medewerker. Stel, je hebt een bedrijfsbusje om spoedleveringen te kunnen doen. Dat busje wordt echter maar 2 uur per dag gebruikt. Of je hebt een administratief medewerker die slechts 4 uur per dag werk heeft en er moet steeds naar extra werk gezocht worden. Meestal is het dan zinvol om de werkzaamheden uit te besteden. Maar alleen als het bedrijfsmiddel of de functie kan worden afgestoten of als er een andere zinvolle, productieve invulling voor gevonden kan worden. Anders worden de kosten alleen maar hoger.
- Je vaste kosten. Je hebt voor een bepaalde activiteit naar de vaste en variabele kosten gekeken en de kostprijs berekend. Vervolgens vraag je bij een externe partij een offerte aan en die prijs blijkt lager dan jouw kostprijs. “Interessant” denk je, maar vraag je wel af of je ook van de vaste kosten af bent, als je de activiteit uitbesteedt.
Voorbeeld
Stel, je hebt een leuk restaurant en de keuken bakt zelf 14.000 broodjes per jaar die bij de amuse en de soep worden gereserveerd. Dat kost best veel tijd en je vraagt je af of uitbesteden niet beter is. Dus zet je de kosten op een rij:
| Variabel | Vast | Totaal | |
| Meel, gist, granen | € 1.100 | € 1.100 | |
| Electriciteit | € 350 | € 350 | |
| Arbeid | € 650 | € 650 | € 1.300 |
| Huisvesting en machines | € 2.000 | € 2.000 | |
| Totaal | € 2.100 | € 2.650 | € 4.750 |
De kostprijs per broodje is dus € 4.750 : 14.000 = € 0,34. Je kunt de broodjes óók inkopen voor € 0,18 per stuk. Doen dus? Je vergeet dan wel dat de vaste kosten van de machine en het personeelslid blijven. Bij uitbesteden worden de kosten dus (14.000 x € 0,18) + € 2.650 = € 5.170. Dat is meer dan als je het werk zelf doen.
Check bovendien of er geen sprake is van extra kosten als je uitbesteedt. Denk aan bijvoorbeeld extra voorraden, voorraadbeheer, logistieke kosten, enz.
Er zijn ook alternatieven voor uitbesteden
Samenwerken. Kom je tot de conclusie dat je bepaalde zaken beter niet zelf kunt doen, kijk dan ook eens of je hiervoor niet met andere ondernemers kunt samenwerken. Je kunt misschien samen een 3D-printer aanschaffen, magazijnruimte onderverhuren of samen een ontvangstbalie bemannen.
Eenvoudiger doen. Het kan ook best zo zijn dat de activiteit die je wilt uitbesteden veel eenvoudiger kan. Of wellicht kun je er ook gewoon mee stoppen.
Hoe pak je het aan?
Pak een uitbesteding stapsgewijs aan. Wellicht een aantal open deuren, maar ik heb ze toch maar eens op een rijtje gezet.
- Maak een lijstje met bedrijfsmiddelen en functies met een lage bezettingsgraad.
- Bereken hiervan de huidige kosten; zowel de vaste als de variabele kosten. Vergeet niet de tijd die de activiteit kost in kaart te brengen en daar een prijskaartje aan te hangen.
- Maak een schatting hoeveel je moet gaan afnemen bij een externe partij als
je de activiteit uitbesteedt. - Vraag enkele (drie of vier) offertes op. Zorg dat elke partij de dezelfde detailinformatie krijgt, zodat de aanbiedingen goed onderbouwd kunnen worden en je ze ook met elkaar kunt vergelijken.
- Kies een aanbieder en begin met een tijdelijk contract of proefperiode. Als je met een aanneemsom werkt, dan leg je het risico van urenoverschrijding bij de leverancier, maar waarschijnlijk rekent hij voor het extra risico wel een opslag.
NOVI TIP
Een lage bezettingsgraad van een bedrijfsmiddel kan een goede reden zijn om iets uit te besteden, maar alleen als je het bedrijfsmiddel ook kan afstoten. Zet zowel de variabele als de vaste kosten van een activiteit op een rij als je overweegt om dit uit te besteden.