De kans dát de Belastingdienst je bezoekt voor een boekenonderzoek is niet zo heel groot. Maar… wat zijn je rechten én plichten bij zo’n belastingcontrole? En hoe bereid je je hierop voor?
Help! Een belastingcontrole!
De Belastingdienst doet steekproefsgewijze controles óf er moet aanleiding voor een controle zijn. De kans op een boekenonderzoek is niet zo heel erg groot: ca. 0,4% bij de kleinere bedrijven en 2,5% bij de wat grotere bedrijven (cijfers 2018). In de corona jaren zijn de percentages uiteraard nog lager geweest.
Bij een dergelijk boekenonderzoek checkt de inspecteur je aangiften en administratie van een bepaalde periode of van een specifiek onderdeel van de aangifte.
Soorten onderzoeken
De meest voorkomende soorten onderzoeken zijn de volgende.
Een algemeen boekenonderzoek. Dit komt niet zo heel vaak voor en wordt meestal gedaan naar aanleiding van een onduidelijkheid in je aangifte, een klikbrief of een onderzoek bij derden (leverancier, klant, …).
Een deelonderzoek. Hierbij wordt onderzoek gedaan naar een juiste belastingafdracht. Bijvoorbeeld van de omzetbelasting waarbij men de jaarrekening vergelijkt met de aangifte, de facturen checkt en checkt of de juiste btw is afgedragen. Soms is de aanleiding hiervoor een opvallende aangifte, bijvoorbeeld omdat er veel kentekens op je naam staan en daar ook veel wisseling in is.
Een loonbelastingcontrole. Dat gaat uiteraard over de loonbelasting van je eventuele werknemers en ook over de DGA als werknemer bij zijn eigen onderneming.
Bewaarplicht
Een mogelijke belastingcontrole is dan ook een van de belangrijkste redenen waarom je zeven jaar je administratie moet bewaren. Denk daarbij vooral aan:
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de inkoop- en verkoopadministratie;
- de voorraadadministratie;
- kasadministratie; en
- de loonadministratie.
Wat zijn je plichten bij een boekenonderzoek?
In de wet staat het volgende: ‘Ieder is gehouden desgevraagd aan de inspecteur de gegevens en inlichtingen te verstrekken welke voor de belastingheffing te zijnen aanzien van belang kunnen zijn’.
Daarbij moet je de controleur(s) toegang verlenen tot het gebouw waar je onderneming is gevestigd. Je moet álle gegevens die van belang kunnen zijn verstrekken en inzage verlenen in je administratie en in de opzet en werking van je administratie.
NOVI TIP
Vraag altijd wélke specifieke informatie men wil inzien en geef dan ook niet meer dan dat. Bijvoorbeeld bij de vraag “Kunt u mij alle facturen laten zien?”, vraag je: “Van welk jaar en welke facturen – debiteuren of crediteuren?”
Wat zijn je rechten bij boekenonderzoek?
De Belastingdienst moet zich houden aan de zogenaamde algemene beginselen behoorlijk bestuur. Kort samengevat:
- Zorgvuldigheidsbeginsel. Er moet van tevoren openheid zijn over de intenties van het onderzoek en je niet met vragen overvallen worden.
- Motiveringsbeginsel. Genomen beslissingen moeten met argumenten worden gemotiveerd.
- Proportionaliteitsbeginsel. Als de controleurs een eenvoudige aftrekpost willen controleren, mogen ze je niet een brief sturen met tientallen vragen.
- Vertrouwensbeginsel. Stel, je hebt in verleden al eens vragen over een bepaald thema beantwoord en de inspecteur is akkoord gegaan met je antwoorden. Dan is er voor de toekomst sprake van een opgewekt vertrouwen. Je mag er dan van uitgaan dat dit akkoord is.
- Evenredigheidsbeginsel. Ze mogen je ook geen vragen stellen die heel erg veel tijd kosten om te beantwoorden, terwijl de kans dat daar iets belangrijks uitkomt maar heel klein is.
Aankondigen. De Belastingdienst moet het bezoek dus van tevoren aankondigen. Ben je echt verhinderd? Neem dan contact op voor het maken van een nieuwe afspraak. In de regel wordt daar gewoon aan meegewerkt.
En informeren. Je moet dus voldoende geïnformeerd worden over het onderzoek. Wat wordt precies onderzocht? Aangifte inkomstenbelasting, omzetbelasting of schenkbelasting? En over welke jaren dan wel? Als in de brief staat onderzoek te gaan doen naar je aangifte inkomstenbelasting over de jaren 2017-2021, dan mogen er geen vragen over de omzetbelasting worden gesteld. Het aangekondigde onderzoek mag wel worden uitgebreid als daar tijdens het onderzoek aanleiding voor is: ‘Gezien de ongeregeldheden in de aangiften van 2017 en 2018 willen we ook graag de administratie van 2016 inzien’.
Je mag ook je adviseur erin betrekken. Dat is vaak sowieso slim om te doen. Je kunt samen met je adviseur (Ivon Geurts van Kessel van NOVI) de controle voorbereiden en deze kan vaak ook snel de informatie vinden en antwoord geven. Je adviseur weet ook welke informatie wel te geven en welke niet. De controle is vaak doelgericht en is het niet slim om alles direct op tafel te gooien. Sommige inspecteurs gaan dan verder zoeken op andere dingen en vinden dan altijd wel iets (kleins) wat niet goed is.
Niet eens met de beslissing? Dan mag je tegen de beslissing in beroep gaan of bezwaar aantekenen.
Bereid het boekenonderzoek voor
Dat kan eventueel samen met je adviseur. Verzamel alle stukken en zorg er zo voor dat de gevraagde stukken klaarliggen. Dat komt professioneel over en zorgt er ook voor dat de controle sneller en soepeler verloopt. Doorloop je administratie en haal eruit wat er niet in thuis hoort. Zitten er pijnpunten in? Bepaal dan een strategie hoe hier mee om te gaan. Nog een aantal tips:
- Heb je een wat groter bedrijf? Zorg dan dat de controleur een aparte werkruimte heeft waar hij zijn werkzaamheden kan uitvoeren, zonder dat jij of je werknemers daar hinder van ondervinden.
- Wijs eventueel een van je werknemers als contactpersoon voor de controleurs aan en vertel dit aan de collega’s. Die kunnen bij vragen dan altijd naar deze contactpersoon verwijzen.
- Wil de controleur kopieën hebben of maken? Bewaar dan zelf ook een kopie. Dan weet je later altijd wat men ‘meegenomen’ heeft.
- Vraag de controleur de vragen op te sparen, zodat jij of je collega niet de hele tijd gestoord worden.
- Als de controleur correcties wil toepassen, vraag dan deze dit schriftelijk vast te leggen in een concept controlerapport. Dit kun je met je adviseur bespreken; misschien dat je samen deze correcties kunt weerleggen of kunt aansturen op een compromis. Ga ook na of er mogelijke pijnpunten zijn en bespreek met je adviseur de strategie.
Afbeelding van Sam Williams via PixabayNOVI TIP
Betrek mij of een andere adviseur vroegtijdig met het aangekondigde boekenonderzoek. Dat bespaart je veel tijd en wellicht veel gedoe met de belastinginspecteur. Bereid het onderzoek goed voor en leg alle gevraagde stukken van tevoren klaar. Maar meer ook niet.
