De eerste twee kwartalen van 2022 zitten er alweer op. De nieuwe kwartaalcijfers staan weer (bijna) klaar. Wat kun én wat doe je ermee?
Sturen met (kwartaal)-cijfers
Vaak weet je wel hoe het er met je onderneming voor staat. Maar weet je het ook echt? Door met enige regelmaat, bijvoorbeeld eenmaal per kwartaal naar de cijfers te kijken, achterhaal je of je het bij het goede eind hebt. Helaas denken sommige ondernemers dat als er voldoende geld op de bank staat, het ook wel goed gaat met het bedrijf. Dat is dus niet altijd zo.
Vergelijken. Je kunt de kwartaalcijfers vergelijken met het vorige kwartaal en met hetzelfde kwartaal vorig jaar. Heb je dezelfde omzet en brutowinst behaald? Niet? Dan kun je tijdig de oorzaak achterhalen, zodat de afwijking zich niet de rest van het jaar voortzet.
Hoe kom je aan de juiste cijfers?
Dat is niet zo moeilijk. Die staan in je boekhoudprogramma. Bij mij kun je ervan uitgaan dat als de btw-aangifte is gedaan, de boekhouding ook is gecontroleerd en de kwartaalcijfers definitief zijn. Dat is dus ergens in de eerste maand van het nieuwe kwartaal.
Kwartaalrapportage krijgen. Je kunt die cijfers zelf achterhalen, dat met mij doen of mij standaard elk kwartaal een rapportage laten maken. Dan krijg je een overzichtelijk rapport met grafieken e.d. die het makkelijker maken om de cijfers te zien én te beoordelen.
En nog meer. Ik werk met een rapportagesysteem dat Visionplanner heet. Hierin kan ook een begroting worden ingevoerd; daarmee kunnen dan de cijfers vergeleken worden. Ook interessant: wat gebeurt er (rekenkundig) met de cijfers als je geen verdere bijzondere actie onderneemt?
Een voorbeeld
Brutowinst en brutowinstmarge. In dit voorbeeld heb je in het tweede kwartaal van 2022 bijna dezelfde brutowinst gemaakt als het jaar daarvoor. De winstmarge is echter 15% lager ten opzichte van vorig jaar. Even checken wat er aan de hand is dus! Als je de oorzaak hebt achterhaald, wordt het ook makkelijker om de margekiller te elimineren. Opgelet, want zoals je waarschijnlijk wel weet, wordt de brutowinstmarge meestal uitgedrukt in een percentage van de bruto omzet excl. btw. Maar in sommige sectoren is het gebruikelijk om dit uit te drukken als percentage van de netto omzet en sommige bedrijven drukken het zelfs uit als percentage van de inkoop.
En onder aan de streep? Het resultaat onder aan de streep is ‘slechts’ de helft ten opzichte van vorig jaar. Nog een reden om eens goed naar de cijfers te kijken.
Waar zitten de verschillen? Om te beginnen heb je meer korting gegeven. Dat kan een bewuste keuze zijn geweest, maar wellicht had je extra omzethonger. De inkoopwaarde is ook flink gestegen. Hebben de leveranciers de prijzen verhoogd? Check dan wat er in de markt gebeurt. Wellicht is het voor jou nu ook tijd de prijzen te verhogen. Maar het kan ook best zijn dat je te veel voorraad hebt ingekocht. De stijging van de inkoopwaarde hoeft dus niet meteen een probleem te zijn, maar je moet wel alert zijn.
Richtlijnen. In dit voorbeeld is de netto-omzet iets gestegen, maar daarentegen stijgen de personeelskosten fors. Heb je in een werknemer geïnvesteerd en moet die nog gaan renderen? Geen probleem. Is het echter iets structureels, dan kan het helpen om de richtlijnen uit de branche te gebruiken. Brancheorganisaties of je bank kunnen die misschien aanleveren. Stel je hebt een horecaonderneming en de richtlijn om uit de gevarenzone te blijven is max. 28% personeelskosten; in de kwartaalcijfers staat echter 33% van de netto omzet …
Kosten vergelijken. Je hebt ook aanmerkelijk meer ‘andere kosten’ gemaakt dan vorig jaar. Je kunt gemakkelijk nagaan hoe dat komt door in je administratie op de kosten te klikken. Je krijgt dan de leveranciers en de facturen op je scherm te zien. Zo weet je direct waar het in zit. Investeringen zijn overigens géén kosten. Je hebt weliswaar geld uitgegeven, maar dit wordt in je administratie over een aantal jaren afgeschreven. Goed om te weten: nieuwe investeringen renderen vaak niet meteen. Die betalen zich pas over een tijdje terug.
Dus, wat te doen?
Met een goede analyse van de kwartaalcijfers krijg je antwoord op vragen als:
- Hoe ontwikkelt de omzet zich?
- Wat is de brutowinst(marge)?
- Lopen de kosten niet uit de hand?
- Hebben we niet te veel korting gegeven?
- Leveren de investeringen voldoende op?
- Hoe verhoudt dat zich allemaal ten opzichte van vorig kwartaal, vorig jaar en ten opzichte van mijn plan?
- Moet ik bijsturen en zo ja, waar en hoe?
- Enz.
Afbeelding van Pexels via PixabayNOVI TIP
Je administratie en/of mijn rapportage helpen je bij het beoordelen en het analyseren van de kwartaalcijfers. Desgewenst doen we dat samen.
Zo kun je tijdig bijsturen als het minder goed gaat én ook als het juist heel goed gaat.
