Iedere ondernemer krijgt er vroeg of laat wel mee te maken. Een klant die niet kan of niet wil betalen. Hoe ga je daar het beste mee om? Hoe kunt je het beste een vordering, een factuur innen?
Problemen voorkomen
Om de centen moeten zeuren is nooit leuk. Ook niet als jij er helemaal niets aan kan doen. Het is niet altijd zo dat de klant niet kan of niet wil betalen. Soms is er ook sprake van onduidelijkheden. Daarom is het goed om altijd van tevoren goede afspraken te maken over de betalingen. Vertel daarom welke betalingstermijn en welke overige betalingsvoorwaarden je hanteert.
Betreft het een nieuwe klant waarmee je regelmatig zaken gaat doen? Maak dan bij het versturen van de eerste factuur (telefonisch) kennis met de boekhoudafdeling van de klant. Of laat een van je werknemers dat doen. Even telefoonnummers en e-mailadressen uitwisselen voor het geval er ooit vragen zijn … Vraag of ze bekend zijn met de overeengekomen leverings- en betalingsvoorwaarden. Dit is een vorm van debiteurenbeheer en dat hoort er dus gewoon bij.
Snappen hoe het zit
Er kunnen allerlei redenen zijn waarom de betaling achterblijft.
De klant kan niet betalen. De klant heeft liquiditeitsproblemen en misschien stevent de onderneming zelfs af op een faillissement. Het is dan belangrijk om snel duidelijk te hebben wat er aan de hand is en om te proberen een betalingsregeling overeen te komen.
Er is sprake van een misverstand. Het kan goed zijn dat jouw factuur is kwijtgeraakt of dat de klant denkt dat er al betaald is. Een snel telefoontje kan dan al voldoende zijn.
De klant wil niet betalen. Dit is wel de meest lastige situatie. De klant is wellicht niet tevreden over de levering van het product of de dienst. Je zult snel in gesprek moeten om te kunnen beoordelen wat er precies aan de hand is. De klant kan wel eens (een beetje) gelijk hebben. Juist in deze situatie is het belangrijk om je aan je interne betalingsprocedure te houden.
NOVI TIP
Neem altijd snel met de klant contact op als een betaling achterblijft. De klant kan of wil niet betalen of misschien is er gewoon sprake van een misverstand.
Factuur innen? Maak een zogenaamde interne betalingsprocedure
Soms voelen ondernemers zich bezwaard om meteen actie te ondernemen als er niet betaald wordt. Je doet al lang zaken met deze klant of het is een bekende van je … En nu moet je meteen formeel gaan doen? Ja, eigenlijk wel. Zeker als het om veel geld gaat. Uiteraard bepaal je zelf wanneer en hoe je actie onderneemt, maar hieronder vind je een voorbeeld van een betalingsprocedure op basis van een 30-daagse betalingstermijn. Pas deze procedure aan je eigen werkwijze aan.
Dag 1 – Factuur versturen
Uiteraard moet de factuur alle gegevens bevatten, kloppen en ook aan de factuureisen volgens de wet voldoen. Verstuur de factuur meteen of zo snel mogelijk na het afronden van de opdracht of de levering van de producten. Formeel moet dat uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je geleverd hebt.
15 dagen na factuurdatum
Je kunt de betaling versnellen met een ‘alles naar wens’ telefoontje. Je vraagt verder of de klant de factuur heeft ontvangen en of deze klopt. Zo krijg je inzicht in eventuele onduidelijkheden en problemen.
31 dagen na verzenden factuur
Stuur nu een schriftelijke herinnering/dringend verzoek tot betaling. Verstuur deze herinnering altijd stipt één dag na de vervaldag van de factuur. Bewuste laatbetalers merken zo dat je een strikt debiteurenbeleid voert. Noem een duidelijke datum wanneer het geld overgemaakt moet zijn. De toon van de brief mag best vriendelijk zijn, maar wel dwingend.
40 dagen na verzenden factuur
Bel je contactpersoon en ga in overleg. Als je (afwijkende) betaalafspraken maakt, bevestig deze dan schriftelijk en vermeld dat deze afspraken komen te vervallen als deze niet worden nagekomen.
45 dagen na verzenden factuur
Verstuur een schriftelijke aanmaning/laatste dringend verzoek tot betaling. Zet in deze brief een ingebrekestelling met verwijzing naar de vervolgacties (zoals uit handen geven van de vordering) en de kosten. Noem ook nu een duidelijke datum wanneer het geld overgemaakt moet zijn en verwijs naar eerdere brieven en telefoongesprekken. De toon is nu het beste puur zakelijk en dwingend. Maak aanspraak op vergoeding van (incasso)kosten en wettelijke rente en zo mogelijk op eigendomsvoorbehoud en/of recht van reclame. Verstuur de brief aangetekend, per gewone post en desgewenst per e-mail.
55 dagen na het verzenden van de factuur
Bel de klant en spreek je verontwaardiging uit. Geef aan dat je de vordering uit handen gaat geven.
60 dagen na verzenden factuur
Geef de vordering uit handen geven aan een incassobureau. Als je wilt, breng ik je in contact met betrouwbaar incassobureau dat een op een normale wijze probeert de vordering te innen.
Snelle betaling met een Tikkie, betaalverzoek of QR-code
Afhankelijk van je type klant kun je ook Tikkie of een betaalverzoek sturen. Of een QR-code op je factuur zetten. Zoals je wellicht weet, wordt er dan vaak sneller betaald. Zorg wel dat de klant de factuur ook krijgt. Afhankelijk van de bank kan een betaalverzoek via Whatsapp, SMS en/of via e-mail worden verstuurd. Soms zijn er kosten aan verbonden.
Als je vergeet te facturen
Het kan de beste overkomen; je vergeet te factureren. Als je geen factuur stuurt, dan kan die verjaren. De klant hoeft dan vaak niet meer te betalen. Een factuur verjaart:
- 5 jaar nadat de betalingstermijn verstreken is bij zakelijke klanten;
- 2 jaar nadat de betalingstermijn verstreken is als je producten aan particulieren verkoopt;
- 5 jaar nadat de betalingstermijn verstreken is als je diensten aan particulieren verkoopt.
Je kunt de verjaringstermijn verlengen door de klant een (aangetekende) brief te sturen. De verjaringstermijn begint dan opnieuw. Dat wordt stuiten genoemd. Maar beter is natuurlijk om tijdig betaald te krijgen.
Afbeelding van Ryan McGuire via PixabayNOVI TIP
Maak van tevoren goede en duidelijke betalingsafspraken met de klant. Is een betaling te laat, hou je dan strikt aan je eigen debiteurenbeleid dat je hebt opgesteld.
