Elke ondernemer krijgt hier vroeg of laat wel mee te maken. Een factuur die niet betaald wordt. Je hebt wel de btw al afgedragen. Kun je die alsnog terugkrijgen? Ja, dat kan!
Openstaande vordering en btw
Je hebt in opdracht van een klant een dienst verricht en/of een product geleverd. Je stuurt een factuur. Daarmee ontstaat er een vordering die je nog op de klant hebt. Zolang de klant niet betaald is er dus sprake van een openstaande vordering. Uiteraard heb je de factuur in je boekhouding opgenomen en in geval je btw-plichtig bent, heb je ook al btw afgedragen over deze omzet. Na een tijd blijkt dat de klant niet gaat betalen.
Als de klant niet kan of niet wil betalen
Betaalt de klant niet, dan neem je uiteraard contact op en vraag je wat er aan de hand is. Het kan zijn dat de klant niet kan betalen of niet wil betalen. We spreken dan respectievelijk over een oninbare vordering en van een onbetaald gebleven vordering.
Als de klant niet kan betalen
Wanneer de btw terugvragen? Het kan allerlei (financiële) redenen hebben dat een klant niet kan betalen en misschien is er zelfs sprake van een faillissement. We spreken dan van een betalingsonmacht. De btw kun je dan terugvragen zodra het zeker is dat je vordering oninbaar is. Deze vordering wordt in elk geval als oninbaar beschouwd uiterlijk één jaar na de uiterste betaaldatum die je met je klant hebt afgesproken. Heb je géén betalingstermijn afgesproken, dan geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen nadat jouw klant de factuur heeft ontvangen.
Hoe vraag je de btw terug? Het btw-bedrag dat je wilt terugvragen, verwerk je in aangifte omzetbelasting over het tijdvak waarin duidelijk is geworden dat de factuur oninbaar is. In die btw-aangifte trek je betreffende btw-bedrag af van de verschuldigde btw (rubriek 1a of 1b). Daarnaast trek je daar ook de omzet van de oninbare vordering af van de omzet over het betreffende tijdvak. Doe ik de btw-aangifte voor je, dan hoef je je hier verder niet druk over te maken. Je moet me wel op de hoogte houden van de communicatie met de klant en laten weten als het duidelijk is dat de klant niet gaat betalen.
Als de klant niet wil betalen?
Een klant kan niet willen betalen omdat hij niet tevreden is met de door jou geleverde prestatie of om welke reden dan ook. Je moet er in eerste instantie dus proberen samen uit te komen samen. De klant kan best wel (een beetje) gelijk hebben …
Je geeft wat korting. Stel, je komt met de klant overeen om hem korting te geven op de factuur (die je eerder al gestuurd hebt). Dan volstaat het om een creditnota aan te maken en deze aan de klant uit te reiken. Vergeet daarbij niet om de gemaakte afspraak schriftelijk te bevestigen, want er staat nog steeds een te betalen bedrag open. De creditnota verwerk je ook in je boekhouding en de btw over de verleende korting neem je mee in de aangifte omzetbelasting.
Je komt er niet uit. Blijft betaling uit, dan stuur je achtereenvolgens een herinnering, een aanmaning en daarna kun je de vordering nog uitbesteden aan incassobureau. Uiteindelijk kun je dan besluiten om je verlies te nemen. De btw terugvragen doe je hetzelfde als hierboven al beschreven. Er staat nergens dat je moet kunnen aantonen dat je hebt geprobeerd je vordering te innen en dat dit niet is gelukt. Toch is het slim om telefoonnotities, betalingsherinneringen en overige correspondentie te bewaren en mij hiervan op de hoogte te houden.
Vergeet de boekhouding niet
In de boekhouding heb je een factuur aangemaakt en die wordt niet betaald. Dat moet dus gecorrigeerd worden, want de omzet hoef je uiteraard niet mee te tellen en je hoeft er ook geen belasting over te betalen. Ik ben nooit zo voor het maken van (interne) creditnota’s, behalve als je korting geeft. Als je crediteert, geef je eigenlijk aan dat je de dienst of het product niet geleverd hebt en dat is wel zo.
Je kunt de omzet ook afboeken via het zogenaamde memoriaal. Hier kun je boekingen verwerken die incidenteel zijn of die niet eenvoudig in een ander onderdeel van de boekhouding kunnen worden verwerkt. Doe ik de boekhouding voor je? Dan hoef je je hier allemaal niet druk om te maken en maak ik de boeking voor je.
Afbeelding van wal_172619 via PixabayNOVI tip
Ga in gesprek met de klant als deze niet wil betalen. Meteen als blijkt dat de vordering oninbaar blijkt, of één jaar na de betalingstermijn, kun je de btw in mindering brengen in je aangifte. Hou mij op de hoogte voor het maken van de juiste boekingen.
