Eten en drinken moeten we allemaal, maar als ondernemer kost dat weleens extra geld. Wanneer zijn die kosten dan aftrekbaar en hoe moet dat geboekt worden?
Zakelijk is het aftrekbaar
Zakelijke kosten zijn aftrekbaar. Dat geldt ook voor eten en drinken. Als er een zakelijk belang is mag je als IB-ondernemer de kosten voor eten en drinken in mindering brengen op je aangifte inkomstenbelasting. Denk daarbij zakelijke besprekingen in een café of restaurant en aan de kosten voor een broodje onderweg naar een klant of een leverancier. Maar opgelet: je moet als privépersoon ook eten en drinken en daarom noemen we de kosten voor eten en drinken gemengde kosten. Daarvan is het privédeel niet aftrekbaar.
Gemengde kosten verrekenen
Een deel van de kosten is dus niet aftrekbaar. Dat deel moet je verrekenen en dat kan op twee manieren:
- je brengt 80% van de kosten in mindering op de winst (en 20% dus niet); of
- je trekt alle kosten af en corrigeert eenmalig door een forfait van € 4.800 bij de winst te tellen (in 2021 € 4.700).
De tweede optie is meestal alleen interessant voor grote bedrijven: vanaf € 24.000 uitgaven aan eten en drinken per jaar. Twijfel je hierover, dan kijken we er samen even naar.
Voor een BV geldt het volgende
Heb je een BV (of een ander type vennootschap), dan zijn er ook twee opties:
- het aftrekken van álle kosten en corrigeren door 0,4% van het belastbare loon van alle werknemers samen, met een minimum van € 4.800 (2021: € 4.700) bij de winst te tellen; of
- het aftrekken van 73,5% van de gemengde kosten (26,5% dus niet).
En hoe zit het met de btw?
Eten en drinken in café of restaurant. Makkelijk gezegd: als je met een werknemer of een klant luncht, dineert of gewoon een kopje koffiedrinkt in een horecagelegenheid, dan is de btw niet aftrekbaar. Maar… de betaalde btw is wél aftrekbaar van de winst.
Een broodje onderweg. Koop je broodje onderweg bij bijvoorbeeld een tankstation of supermarkt, dan is de btw wél aftrekbaar. Mits … het een zakelijke uitgave is. Eten en drinken moeten we allemaal, dat is niet zakelijk. Maar als je op weg naar een klant of opleiding een broodje koopt, is dat wel zakelijk.
Hoe moet dan allemaal worden geboekt?
Voor het goed verwerken van dit allemaal in je boekhouding zijn er twee mogelijkheden:
- je boekt 100% van de gemaakt kosten en je corrigeert later bij de belastingaangifte.
- je boekt 80% van gemaakte kosten als reis- en verblijfskosten, representatiekosten of lunches en diners (aftrekbaar) en 20% als privé-gemaakte kosten (niet aftrekbaar).
Ik zorg dat het allemaal goed komt. Geen zorgen dus. Schrijf op élke bon wel of je de kosten onderweg (naar bijv. een klant, beurs, opleiding) maakt of dat je met een relatie (klant, leverancier, potentiële klant) iets genuttigd hebt. Dat is noodzakelijk voor een eventuele belastingcontrole én ook voor mij en voor jezelf om een en ander goed te boeken en in aftrek te brengen op de winst of omzetbelasting.
Eten en drinken in de kantine
Voor de kosten die je maakt voor koffie, thee, frisdrank en eventueel lunches voor het personeel gelden weer heel andere regels. Heb je hier vragen over, bel dan gerust even.
Eten en drinken met een zakelijk belang zijn gedeeltelijk aftrekbaar voor de winst en soms is de btw aftrekbaar. Noteer op elke bon met wie je wanneer en waarom iets genuttigd hebt. Dan wordt het correct geboekt en het is bovendien noodzakelijk voor een belastingcontrole.
Afbeelding van LEEROY Agency via Pixabay
