Factuureisen: wat moet er allemaal op je factuur staan?

Je wilt geen gedoe met je klanten en met de Belastingdienst. Daarom is het belangrijk om een juiste factuur te maken en uit te reiken. Wat moet er allemaal op staan? Wat zijn de factuureisen?

Ja, die factuur …

Zoals je weet is een factuur een document met daarop gegevens over de diensten en/of goederen die je aan een klant geleverd hebt. Voor de klant moet die factuur duidelijk zijn, maar door de Belastingdienst worden er ook allerlei wettelijke eisen aan je factuur gesteld.

Factuureisen: dit moet op de factuur staan

Op de factuur moeten minimaal de volgende gegevens staan:

• Volledige naam en vestigingsadres van jouw onderneming.
• Volledige naam en vestigingsadres van de klant.
• Factuurdatum.
• Een opeenvolgend factuurnummer.
• De hoeveelheid en de omschrijving van degeleverde goederen en/of de verrichte diensten.
• De datum waarop de levering heeft plaatsgevonden of voltooid is, óf de datum van een vooruitbetaling.
• Jouw Kamer van Koophandel (KvK-)nummer.
• Jouw btw-identificatienummer (dit is het btw-nummer met ‘NL’ ervoor). Let op: als je een fiscale eenheid bent, gebruik dan daarvan het btw-nummer.
• Het btw-identificatienummer van jouw afnemer in geval van verlegde btw of intracommunautaire levering.
• Bij verschillende prestaties overal het van toepassing zijnde btw-tarief.
• De verwijzing naar een geldende btw-vrijstelling (indien van toepassing).
• De prijs/het tarief exclusief btw, per geleverde eenheid.
  • Als je de brutoprijs vermeldt, moet je eventuele korting(en) apart vermelden.
  • Als je de nettoprijs (brutoprijs minus kortingen) vermeldt, hoeft je eventueel gegeven kortingen niet apart te vermelden.
• Het totaalbedrag, zowel exclusief als inclusief btw.
• Het btw-bedrag in euro’s.

Bijzondere situaties

In sommige situaties gelden er speciale regels. Bijvoorbeeld:

• Als de klant de factuur uitreikt in plaats van jouw bedrijf. Er moet dan ‘Factuur uitgereikt door de afnemer’ staan.
• Als een verleggingsregeling van toepassing is, dan moet op de factuur staan: ‘Btw verlegd’.
• Als een btw-vrijstelling van toepassing is, moet je het wetsartikel noemen waarin de betreffende vrijstelling staat.
• Als je vrijgesteld bent vanwege de kleine ondernemersregeling, hoef je niet persé facturen te maken. Doe je dit wel, dan moet je vermelden dat je vrijgesteld bent vanwege die KOR en mag je verder géén btw op je factuur vermelden. 
• Als van toepassing moet je vermelden:
  • ‘Bijzondere regeling reisbureaus’;
  • ‘Bijzondere regeling gebruikte goederen’;
  • ‘Bijzondere regeling kunstvoorwerpen’;
  • ‘Bijzondere regeling voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’.
• Voldoet een fiscaal vertegenwoordiger de btw, dan moeten zijn volledige naam, vestigingsadres en zijn btw-identificatienummer worden vermeld.
• Als de klant in het buitenland woont gelden er voor de btw ook speciale regels en dus ook voor de factuur.
• Voor facturen met een factuurbedrag van maximaal € 100 inclusief btw gelden er minder verplichtingen. Op een dergelijke ‘vereenvoudigde factuur’ moet je in elk geval vermelden:
• De datum waarop je de factuur uitreikt.
• Jouw naam en adresgegevens.
• Welke goederen of diensten je hebt geleverd.
• De btw.
• Het totaalbedrag.

Dit is verstandig om te vermelden, maar niet verplicht

• Naam van de bank en het IBAN-rekeningnummer van jouw bedrijf.
• De betalingstermijn, waarbinnen betaald moet worden.
• Eventuele offertedatum.
• Gegeven kortingen:
  • omschrijving;
  • kortingspercentage;
  • korting in geld.
• Verwijzingen naar verkoop-, leverings- en/of betalingsvoorwaarden.

Dit kan slim zijn om te vermelden

Je mag op je factuur ook een commerciële boodschap vermelden en bijvoorbeeld verwijzen naar productaanbiedingen in catalogi, -brochures, website, enz. Overweeg de volgende mogelijkheden:

De cross-sellingfactuur. Op de factuur doe je de klant een aanbod voor een product of dienst die past bij het product of de dienst die op de factuur staat.

De pay-fastfactuur. Stel op de factuur de klant een aardigheidje in het vooruitzicht als hij snel betaalt.

De loyaltyfactuur. Benut de lege ruimte op een factuur om de klant te bedanken voor de order/bestelling.

De cost-sharingfactuur. Dit is hetzelfde als een cross-sellingfactuur, maar … je maakt geen reclame voor je eigen producten, maar voor die van een collega-ondernemer. En die kan dat dan ook weer voor jouw bedrijf of producten doen.

Nog iets over het vermelden van kortingen

Zoals aangegeven hoef je geen kortingen te vermelden. Niet als je géén korting geeft en niet als je de nettobedragen op de factuur zet. Maar het is wel slim om te doen. Als de belastinginspecteur een theoretische bruto/netto omzetberekening maakt (op basis van je inkoop), dan moet je grote verschillen kunnen uitleggen. Dat kan als je de gegeven kortingen ergens hebt vastgelegd. Voor betalingskorting en kredietbeperkingstoeslag gelden nog speciale regels.

Betalingskorting. Eventuele betalingskorting én de btw die in de betalingskorting zit, kun je het beste meteen op de factuur vermelden. Hou mij goed op de hoogte van afspraken die je hierover met een klant wilt gaan maken. Dan stemmen we goed af hoe je dat administratief goed kunt afspreken.

Kredietbeperkingstoeslag. Je kunt het ook andersom doen. Je legt de klant een kredietbeperkingstoeslag op, voor als er niet op tijd wordt bepaald. Betaalt de klant wel op tijd, dan betaal je deze toeslag terug. Je moet daarvoor een creditnota aanmaken waarop je de toeslag én de verschuldigde btw terugdraait.

NOVI TIP
Voor je factuur gelden strenge eisen vanuit de Belastingdienst en er gelden heel wat bijzondere situaties en regels. Desgewenst mag je ook een commerciële boodschap op de factuur zetten. Twijfel je over jouw factuur? Vraag het mij dan even en voorkom gedoe!