Als werkgever heb of krijg je te maken met de werkkostenregeling. Daar krijg ik veel vragen over. Tijd om eens wat uitleg te geven …
Waarom is er de WKR?
In het verre verleden waren er tientallen regelingen voor het doen van vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. Deze wirwar van regelingen maakte het voor niemand makkelijker. En zeker niet voor de ondernemer/werkgever. Daarom werd op 1 januari 2011 de werkkostenregeling, de WKR, geïntroduceerd.
De WKR in het kort uitgelegd
Ook de WKR is niet echt eenvoudig, maar in het kort komt het op het volgende neer.
Sommige dingen mochten vóór 2011 netto aan de werknemer worden gegeven. Onder bepaalde voorwaarden dan wel. Over sommige andere dingen moest de werknemer belasting betalen (het werd gezien als loon in natura). Nu is er binnen de WKR de zogenaamde ‘vrije ruimte’. De ‘dingen’ zijn bijvoorbeeld een kerstpakket, een bloemetje, een bonus, een maaltijd in de kantine, producten uit je eigen bedrijf, een telefoon of computer, een fiets of andere vergoedingen van kosten.
Wat is de vrije ruimte? Het bedrag dat je onbelast mag besteden wordt de vrije ruimte genoemd. Deze vrije ruimte wordt elk jaar opnieuw vastgesteld. In 2023 is de vrije ruimte over het fiscale loon tot en met € 400.000 van een werkgever 3,0%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2023 nog slechts 1,18%. Het fiscale loon is de totale loonsom van alle werknemers waar loonheffing over moet worden berekend.
Voorbeeld
Fiscaal loon is dit jaar € 125.000, dan bedraagt de vrij ruimte: € 3.750.
Fiscaal loon is dit jaar € 550.000, dan bedraagt de vrije ruimte: € 13.771.
De vrije ruimte is in 2023 tijdelijk verhoogd om werkgeverslasten te verlagen en investeringen aantrekkelijker te maken. Vanaf 2024 bedraagt de vrije ruimte: 1,92% tot een loonsom van € 400.000 en 1,18% over het restant.
Gerichte vrijstellingen en nihilwaardering. Bepaalde vergoedingen gaan niet ten koste van je vrije ruimte. We noemen dat vergoedingen met een gerichte vrijstelling. Denk daarbij bijvoorbeeld vervoerskosten zoals abonnement openbaar vervoer en reiskostenvergoeding, verhuiskosten, cursussen, vakliteratuur, studies, opleidingen, computers, telefoons en gereedschap als ze behoorlijk noodzakelijk zijn. Onder bepaalde voorwaarden geldt voor deze gerichte vrijstellingen een nihilwaardering. Dat betekent dat verhuiskosten, reiskostenvergoeding, thuiswerkvergoeding en maaltijden tijdens overwerk alsnog gratis verstrekt mogen worden.
Het noodzakelijkheidscriterium. Alleen als je kunt aantonen dat een werknemer bepaald materiaal en/of bepaalde apparatuur nodig heeft voor het uitvoeren van het werk (noodzakelijkheidscriterium), vallen de kosten hiervoor onder de gerichte vrijstelling. Denk hierbij aan voornamelijk aan gereedschap, computers, telefoons, e.d.
Voorbeeld
Als een werknemer géén smartphone nodig heeft, mag je die binnen de vrije ruimte tóch belastingvrij ter beschikking stellen. Heeft een werknemer die echter wel nodig om zijn werk naar behoren te kunnen doen, dan hoeft voor het ter beschikking stellen niet de WKR aangesproken te worden.
Intermediaire kosten. Dit zijn kosten die een werknemer voorschiet en die je als werkgever terugbetaalt. Hieronder vallen ook representatiekosten zoals eten en entree voor activiteiten buiten de werklocatie. Deze kosten zijn belastingvrij en vallen dus niet in de werkkostenregeling.
Normbedragen. Voor sommige voorzieningen gelden er normbedragen, zoals voor maaltijden in de bedrijfskantine (2023: € 3,55), kinderopvang en kilometervergoedingen (2023: € 0,21 per kilometer). Dit betekent dus dat je niet de daadwerkelijke kosten mag vergoeden, maar de vastgestelde bedragen.
Wat nu als de vrije ruimte is volledig is gebruikt?
Als de vrije ruimte voor de WKR wordt overschreden, dan moet je over het meerdere belasting betalen, de zogenaamde eindheffing van 80%. Dit lijkt in eerste instantie heel erg veel, maar dat kan ook best wel meevallen.
Voorbeeld
Stel, je geeft Karel een kerstpakket ter waarde van € 100. De vrije ruimte is echter al verbruikt. Als werkgever moet je dan 80% loonbelasting (zogeheten eindheffing) hierover betalen. Dit is € 80. Afhankelijk van het belastingtarief waarin de werknemer zit (hoog of laag) valt dit mee of tegen voor de werkgever ten opzichte van de oude regeling. Het is een goed gemiddelde.
Wat is belangrijk?
Het is slim om de vrije ruimte binnen de WKR zo optimaal mogelijk te benutten. Vooral in deze tijd van personeelstekorten kan die vrije ruimte bijvoorbeeld worden besteed om werknemers te laten kiezen voor specifieke ‘beloningen’. Belangrijk is om een en ander goed bij te houden en vooral tegen het einde van het jaar de balans op te maken en daar waar mogelijk nog actie te ondernemen.
NOVI TIP
Heb je twijfels of je iets onbelast mag vergoeden, dan wel dat dit binnen de WKR valt? Neem dan gerust contact met me op. Ook kunnen we samen een plan maken voor de vrije ruimte binnen de WKR die in 2023 extra hoog is.
