Bij ondernemen hoort ook geld uitgeven. De kosten gaan tenslotte vaak vóór de baten. Maar breng je alle zakelijke kosten ook wel in mindering op de omzet- en inkomstenbelasting?
Eerst de btw-aftrek
Tot € 100 geen factuur nodig. Voor de btw is aftrek zonder factuur of bon inderdaad niet mogelijk. Bovendien moet de factuur aan een aantal voorwaarden voldoen, zoals de vermelding van je bedrijfsnaam en adres. Gelukkig is dat voor aankopen tot € 100 inclusief btw soepeler geregeld. Als daarop de naam en het adres van de leverancier staat, de datum, de goederen of diensten en de btw, dan is dit genoeg. Dat geldt dus ook voor benzinebonnen tot € 100, al moet je dan wel aannemelijk maken dat je bedrijf de afnemer is. Bijvoorbeeld via de afspraak in je agenda of met een bankafschrift van de pin- of creditcardbetaling. Boven de € 100 moet de betaling via een bankafschrift naar je bedrijf te herleiden zijn. Bij reizen met het openbaar vervoer of taxi is een (gespecificeerd) vervoerbewijs voldoende als factuur.
NOVI TIP
Betaal zakelijke kosten altijd zoveel mogelijk met je zakelijke bankpas. Dan komen de daadwerkelijke uitgaven via de bank overeen met de kosten die je aan de Belastingdienst hebt opgegeven.
Zakelijk en privédeel. Voor elke aanschaf geldt dat je als btw-ondernemer de btw als voorbelasting mag aftrekken. Maar … gebruik je telefoon bijvoorbeeld ook privé dan mag je alleen het zakelijke deel van de betaalde btw in mindering brengen op de te betalen omzetbelasting.
Aftrekbare kosten om niet te vergeten
Er zijn een aantal kostenposten die vaak vergeten worden, maar die wel degelijk zakelijk zijn. En daarmee aftrekbaar voor de belasting. Vergeet deze aftrekbare kosten niet te boeken.
Reiskosten van je privéauto. Je mag € 0,23 (2024) per kilometer opvoeren als je met je privéauto kilometers voor je bedrijf maakt. Dit kan zijn naar (potentiële) klanten, naar een beurs, een leverancier, maar bijvoorbeeld ook naar een opleiding of cursus. Menig ondernemer vergist zich omdat men denkt dat de kosten al opgevoerd zijn omdat ze zijn doorberekend naar de klant. Dat is dan echter omzet en het gaat nu juist om kosten. Je mag dus gerust een kilometervergoeding met de klant afspreken (ook meer dan € 0,19) én deze als kosten aftrekken.
Telefoon- en internetkosten. Het betreft hier in eerste instantie telefoonkosten van je mobiele telefoon of die van je personeel die voor de onderneming worden gebruikt. Het abonnement hoeft voor een eenmanszaak overigens niet eens op naam van je bedrijf te staan. Voor een werknemer geldt het noodzakelijkheidscriterium. Je moet dus kunnen aantonen dat het apparaat nodig is om het werk uit te voeren. Heb je thuis ook nog een vast telefoonabonnement? Dan mogen de abonnementskosten niet worden meegenomen, maar de zakelijke belkosten wel. Gebruik je je smartphone zowel zakelijk als privé, dan mag je alleen het zakelijke deel in aftrek brengen op de winst. Tegenwoordig worden voor de telefoon bundels verkocht, die bestaan uit belminuten, aantal sms’jes en hoeveelheid data (4G – 5G). Internet neem je vaak af tezamen met je televisie. Voor al deze kosten geldt ook: het zakelijk deel mag je in aftrek brengen.
Verzekeringen. Heb je een aansprakelijkheidsverzekering, rechtsbijstandverzekering, inboedelverzekering en/of zakenreisverzekering? Nee, dat is het misschien slim om daar wel eens over na te denken. Vooral de aansprakelijkheid kan een risico zijn dat je wellicht niet wil dragen. Privéverzekeringen dekken vaak niet de schade die je tijdens werkuren hebt veroorzaakt. De premies van zakelijke verzekeringen zijn gewoon aftrekbaar.
Verblijfskosten. Wie veel onderweg is, heeft vaker kleinere uitgaven. Denk aan een kopje koffie onderweg, een zakelijk tijdschrift, portokosten of het geld dat je aan parkeren betaalt. Dat je dan niet altijd over een factuur beschikt, zal iedere inspecteur begrijpen. Kun je aannemelijk maken dat de uitgaven zakelijk waren, dan is aftrek geen probleem. Bedenk dat bij bankbetalingen in combinatie met je agenda een check sowieso mogelijk is. Ook de aard van je bedrijf en de uitvoering van de werkzaamheden zijn van belang. Maak je regelmatig kleine kosten omdat je veel onderweg bent, dan kun je bijvoorbeeld met de fiscus afspreken om hiervoor maandelijks € 50 of € 100 ten laste van de winst te brengen. Dit bespaart de nodige administratieve rompslomp en je voorkomt eventuele problemen bij een controle. Omdat ook de Belastingdienst geen zin heeft in gedoe, werken ze hier in de regel wel aan mee.
Jouw hond een waakhond? Er zijn ondernemers die de kosten voor hun hond aftrekken omdat ze de hond als waakhond inzetten. Dat speelt bij jou wellicht niet, maar denk toch maar eens creatief na over kosten die je maakt. Heb je een klein koffiezetapparaat op je kantoor of in de werkplaats staan? Gebruik je met regelmaat zakjes thee? Ga je een middagje golven met een zakenrelatie? En ga zo maar door.
Afbeelding van Andrew Khoroshavin via PixabayNOVI TIP
Denk eens creatief na over alle kosten die je maakt. Zijn (gedeeltelijk) zakelijk? Vergeet ze dan zeker niet om ze in aftrek te brengen op de omzet- en inkomstenbelasting. Tot € 100 is geen factuur nodig. Je hoeft je voor het maken van de kosten niet te verantwoorden aan de Belastinginspecteur; je moet het wel aannemelijk kunnen maken.
