De oorlog in Oekraïne en ook Covid-19 hebben geleid tot sterk fluctuerende inkoopprijzen en inflatie. Als je daar in je offerte geen rekening mee houdt, kun je wel eens in de problemen komen. Hoe loop je minder risico met je offertes?
Om te beginnen: wat is eigenlijk een offerte?
Een bepaalbaar aanbod doen. De wet kent de term offerte niet. In de wet wordt wel gesproken over ‘een aanbod doen dat bepaalbaar is’. Om ‘bepaalbaar’ te zijn moet het aanbod alle zogenaamde ‘kernbedingen’ bevatten en dat zijn alle essentiële onderdelen van de latere overeenkomst. Denk daarbij onder andere aan:
- wie het aanbod doet (jouw bedrijf);
- aan wie het aanbod gericht is (de klant);
- wat er wordt aangeboden (je product of dienst); en
- tegen welke voorwaarden (de prijs, de levering, enz.).
Wordt het aanbod, je offerte, aanvaard, dan is er sprake van een overeenkomst. Dat aanvaarden kan zowel mondeling/telefonisch als schriftelijk/online.
NOVI TIP
Je offerte is een commercieel, schriftelijk aanbod dat je doet. Wordt het aanbod (mondeling of schriftelijk) aanvaard, dan is er sprake van een overeenkomst.
Loop geen risico’s
Je berekent een prijs door je kosten te verhogen met een opslag. De opbrengst minus de kosten is je winst. Maar wat nu als er tussen het tijdstip dat je de offerte uitbrengt en je de factuur stuurt, de inkoopprijzen flink zijn gestegen? Dat leidt dan absoluut tot minder winst en wellicht zelfs tot een verlies. Daar kun je je op een paar manieren tegen beschermen:
- Hanteer een geldigheidstermijn
- Zelf de offerte herroepen
- Maak de offerte vrijblijvend
- Maak een voorbehoud
Een geldigheidstermijn hanteren
Je kunt in je offerte aangeven: ‘Deze offerte is geldig tot en met [datum]’, of ‘Dit aanbod is geldig tot en met [datum]’. Je loopt dan minder risico dat in de tussentijd jouw kosten onverwacht zijn toegenomen. Wordt de offerte vóór de geldigheidstermijn aanvaard, dan zit je eraan vast en moet je nakomen wat je overeengekomen bent.
Met een geldigheidstermijn voorkom je bovendien dat je offerte na één of zelfs na twee jaar nog geaccepteerd wordt. Daar zit je ook niet op te wachten.
Zelf de offerte herroepen
“Ik trek mijn offerte in”. Je hebt een offerte uitgebracht en de klant denkt er nog over na. Plotseling krijg je van een leverancier bericht over een fikse prijsverhoging. Als je dat had geweten, had je de offerte niet met deze prijs uitgebracht. Je mag de offerte dan zelf nog herroepen en eventueel opnieuw uitbrengen met een aangepaste prijs.
Maar niet bij een geldigheidstermijn. Wel even oppassen! Want als je een geldigheidstermijn in je offerte hebt genoemd, mag je de offerte niet herroepen.
Maak de offerte vrijblijvend
Een misverstand. We moeten eerst een misverstand uit de weg ruimen. Veel ondernemers brengen een voor de potentiële klant vrijblijvende offerte uit. In de zin van ‘je zit nergens aan vast hoor…’. Maar een opdrachtgever zit nooit aan een offerte vast. Wél als er ‘ja’ tegen gezegd wordt.
Een vrijblijvende offerte herroepen. Maak je offerte vrijblijvend, dan mag je die offerte herroepen nádat de opdrachtgever je aanbod geaccepteerd heeft. Maar je moet dat dan wel meteen na de aanvaarding doen. In de wet heet dat ‘onverwijld’.
Hoe doe je dat? Je kunt in je offerte deze vrijblijvend noemen, maar je kunt dit ook in je algemene voorwaarden opnemen.
Maak een voorbehoud
In sommige branches wordt pas maanden na het aangaan van de overeenkomst geleverd. Denk bijvoorbeeld aan de bouwsector, maar ook aan een bruiloft in de horeca. Je kunt dan in je offerte of in je voorwaarden aangeven dat je bij grote prijsstijgingen alles of een deel van de prijsstijging bij de klant in rekening kunt brengen.
In de bouwsector is geregeld in de UAV 2012 (par. 47) en in de AVA (art. 5). Je kunt overwegen een regeling van gelijke strekking in jouw offertes en/of algemene voorwaarden op te nemen. De voorbeeldtekst uit de UAV kun je hier downloaden.
Afbeelding van Rudy and Peter Skitterians via PixabayNOVI TIP
Loop geen risico’s met onverwachte stijgingen van inkoopprijzen door je offertes vrijblijvend te maken, een geldigheidstermijn te noemen of door een risicoregeling in je algemene voorwaarden op te nemen.
