Fietsen is gezond en goed voor het milieu. Omdat de aanschafkosten van een fiets of e-bike nog zijn te overzien, valt het dus zeker te overwegen om een fiets van de zaak aan jezelf of aan een werknemer ter beschikking stellen. Maar … hoe zit dat fiscaal?
Een fiets van de zaak aanschaffen
Als je een fiets van de zaak aan een werknemer (of aan jouzelf als dga) ter beschikking wilt stellen, dan koopt de onderneming de fiets. De btw is aftrekbaar en de aanschafkosten kun je afschrijven en op de winst in mindering brengen. De fiets van de zaak is dus van de onderneming.
Ook voor de fiets geldt er een bijtellingsregeling
Bijtelling privégebruik. Wordt de fiets van de zaak ook privé gebruikt, en dat zal bijna altijd het geval zijn, dan moet 7% van de consumentenadviesprijs incl. btw bij het inkomen worden geteld. Je moet dat als werkgever regelen in de loonheffing. Net zoals de auto van de zaak is het een bijtelling bij het loon. Wil de werknemer daar onderuit komen, vertel dan dat woon-werkverkeer óók privégebruik is. In de praktijk valt er dus nagenoeg niet onder de bijtelling uit te komen. Weet je de consumentenadviesprijs niet? Dan kun je die tegenwoordig opzoeken op de website Bijtelling fiets van de zaak.
Accessoires. Stel je bij de fiets ook accessoires zoals een fietshelm (verplicht bij een speedpedelec) ter beschikking? Dan moet 7% van de waarde die op de inkoopfactuur staat bij het inkomen geteld worden. Het verstrekken van een regenpak wordt gewoon als loon gezien. De premie voor een fietsverzekering, reparaties en de kosten voor bijvoorbeeld een extra slot, hoeven niet te worden bijgeteld. Die kosten worden gezien als intermediaire kosten.
Opladen van de accu. De kosten voor het opladen van de elektrische fiets mag je onbelast vergoeden aan je werknemer.
Bijtelling onderbrengen in de wkr. Het is mogelijk om het bedrag van de bijtelling onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (wkr). Je loopt dan wel het gevaar dat je 80% eindheffing betaalt als je over de vrij ruimte heen schiet.
Bijtelling uitruilen tegen brutoloon. Een andere optie is om af te spreken om een gedeelte van het brutoloon uit te ruilen tegen een bedrag dat gelijk is aan de bijtelling (cafetariaregeling).
Hoe zit het met de vaste reiskostenvergoeding?
Zoals je weet mag je voor reiskosten € 0,21 per kilometer onbelast vergoeden (2023). Vaak gebeurt dat via een vaste reiskostenvergoeding. Maar opgelet! Want de dagen dat de werknemer met de fiets van de zaak naar het werk komt, mag je die onbelaste vergoeding niet geven. Dat is administratief gezien dus een heel gedoe.
Gelukkig heeft de staatssecretaris Fiscaliteit en Belastingdienst dit jaar toegezegd de bewijslast bij een vaste reiskostenvergoeding voor een vervoermiddel te vereenvoudigen. Je kunt nu met je werknemer afspreken hoeveel dagen per week er met de fiets van de zaak wordt gereisd en hoeveel dagen met de eigen auto. Op basis hiervan bepaal je dan de (vaste) onbelaste reiskostenvergoeding. Je hoeft die bij een incidentele afwijking niet aan te passen.
Wat moet je allemaal regelen?
Allereerst moet je uiteraard goede afspraken met de werknemer(s) maken. Een fietsplan maken helpt daarbij. Denk aan zaken als soort en type fiets, merk, onderhoud, privé en zakelijk gebruik, vaste km-vergoeding, de bijtelling, enz.
Vervolgens moet je de loonadministratie op de hoogte brengen van de gemaakte afspraken. Maar ook hier moet je opletten, want de regels zijn best complex. Het beste is om van tevoren dit alles goed door te spreken met je werknemers.
Als de werknemer de fiets wil overnemen
Als de werknemer de fiets van jou wil overnemen en jij wilt daar best in meegaan, dan moet je vaststellen wat de waarde is in het economische verkeer. Daarbij moet je uitgaan van een waardevermindering van 20% per jaar. Dat bedrag moet dan via het loon worden afgerekend. Na vijf jaar heeft de verkoop dus geen gevolgen meer voor de loonheffing.
Een fiets van de zaak voor de zzp’er is ook mogelijk
Als zzp’er kun je een (elektrische) fiets op de zaak zetten. Die behoort dan tot je ondernemingsvermogen. De aanschafkosten kun je in vijf jaar afschrijven en misschien kun je profiteren van de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Als je op jaarbasis voor meer dan € 2.600 (2023) investeert in bedrijfsmiddelen, dan krijg je een extra aftrekpost (28% van de totale investeringen). In 2021 en 2022 was die drempel nog € 2.400.
De btw is verrekenbaar, maar opgelet want dat geldt alleen voor het zakelijk deel. Als je verwacht de fiets voor 1/3 deel zakelijk te gebruiken en voor 2/3 deel privé, dan is slechts 1/3 deel van de btw verrekenbaar. Ook onderhouds- en reparatiekosten zijn aftrekbaar.
De belangrijkste voorwaarde is wel dat je minimaal 10% zakelijk moet fietsen. Om dat te kunnen aantonen zul je een sluitende kilometerregistratie moeten hebben.
Afbeelding van u_d7hddm5o via PixabayNOVI TIP
De fiscale regels voor de fiets van de zaak zijn best complex. Bespreek van tevoren goed met je adviseur/administrateur wat je allemaal moet regelen en maak goede afspraken met de werknemer(s).
