In dit artikel vind je een lijstje met veel gemaakte btw-fouten en hoe je deze kunt voorkomen. Daarmee loop je minder kans op boetes, op navorderingen en op extra werk voor jou en voor mij.
1. Gebruik van betaaldatum in plaats van factuurdatum
Deze fout wordt vooral door startende ondernemers gemaakt. En dan met name voor de inkoop. De lopende rekening wordt als bron gebruikt voor de btw-aangifte en de betaaldatums van de aankopen worden gebruikt voor de btw-aangifte. Niet goed dus, want de factuurdatum is leidend. Dat leidt vooral tot problemen als de factuurdatum in het ene kwartaal en de betaaldatum in het andere kwartaal ligt én als de factuurdatum in het ene boekjaar en de betaaldatum in het andere boekjaar ligt. Bij verkoopfacturen worden wel bijna altijd de factuurdatums gebruikt.
2. Btw-aftrek van bijzondere kosten (verzekeringen, bank, verzendkosten, belastingen …)
Even voor dit kwartaal de boekhouding bijwerken. Download van de lopende rekening maken en alle uitgaven overnemen in de boekhouding. Mét btw terwijl er voor bijzondere kosten vrijstelling van btw van toepassing is. Denk daarbij vooral aan:
- > bankzaken (o.a. kosten voor betalingsverkeer;
- > verzekeringen (premies en diensten door tussenpersonen);
- > verzendkosten voor post en pakketten (via bijvoorbeeld PostNL);
- > belastingen (denk vooral aan gemeentelijke kosten zoals parkeerkosten en onroerende zaakbelasting).
3. Btw-aftrek van etentjes in horecagelegenheid
Als je ín een horecagelegenheid zakelijk eet en/of drinkt zijn de (gemengde) kosten voor 80% aftrekbaar, maar de btw is niet aftrekbaar. Koop je een broodje of blikje fris voor onderweg, dan is de btw wel aftrekbaar.
4. Privé-uitgaven opnemen in zakelijke btw-aftrek
Soms worden er vanaf een zakelijke rekening privé-uitgaven gedaan. Geen probleem, zolang je de kosten en de btw maar niet zakelijk in mindering brengt in je aangifte.
5. Verkeerde toepassing van de KOR-regeling
Als je ondernemer bent voor de btw kun je toch vrijstelling krijgen van de btw krijgen als je minder dan € 20.000 (2024) omzet maakt. Je moet minimaal drie jaar aan deze ‘kleineondernemingsregeling’ (KOR) meedoen. Het gaat vaak mis als je na verloop van tijd toch meer omzet maakt. Het is dan zaak om mij zo snel mogelijk hiervan op de hoogte te stellen en je af te melden voor de KOR. Vanaf dat moment moet je weer btw gaan berekenen op je verkoopfacturen.
6. Verkeerde btw-tarieven toepassen
Het lijkt een open deur, maar er worden zo nu en dan de verkeerde btw-tarieven toegepast. Heb je twijfels over een te hanteren btw-tarief? Neem dan even contact met me op of check dit op de website van de Belastingdienst.
7. Foute buitenlandse btw
Als je zakendoet in het buitenland, is de btw-aangifte nog niet zo eenvoudig. Er zijn verschillende regelingen voor verkoop van goederen aan diensten en voor inkoop van goederen of diensten. En dan zijn de regels ook nog anders voor landen binnen en buiten de EU. Er worden met name fouten gemaakt voor inkopen uit landen binnen de EU. Met zogenaamde ‘intracommunautaire verwerving’. Bij de aankoop van goederen krijg je meestal een factuur met 0% btw. Je moet dan toch in Nederland btw afdragen, maar je kunt hem ook direct weer terugvragen. Op de factuur voor de aankoop van diensten staat meestal ‘btw verlegd’. Dat betekent in dit geval hetzelfde. Dit is vaker het geval als je misschien denkt. Microsoft factureert voor bijvoorbeeld Office 365 maandelijks vanuit Ierland met 0% btw. Echter kan er ook, terecht of onterecht, buitenlandse btw op de factuur of bon staan. Hier moet je zelf in actie komen om dit terug te vragen of te corrigeren.
8. Ontbrekende of onjuiste factuurgegevens en bonnen
Je kunt weliswaar een correctie btw-aangifte doen, maar je moet ook wel de correcte facturen en bonnen in je administratie hebben. Dat geldt zowel voor de verkoop- als de inkoopfacturen. In een later artikel zal ik verder ingaan op deze factuureisen.
9. Foutieve correctie van eerdere aangiften
Fouten maken we allemaal. Voor de btw-aangifte kunnen we gemaakte fouten gelukkig corrigeren. Dat kan over een periode van vijf jaar. Maar dat moet je wel op de goede manier doen. Dat kan niet in de al verstuurde aangifte, maar voor kleine bedragen wel in één van de volgende aangiftes. Bedragen vanaf € 1.000 corrigeren moet via de zogenaamde suppletie omzetbelasting. Correcties voor de KOR moeten altijd via de suppletie omzetbelasting.
10. Te late indiening of betaling van de btw-aangifte
Veel startende ondernemers doen netjes de eerste btw-aangifte en wachten totdat het verschuldigde bedrag van de bankrekening wordt afgeschreven of totdat ze een aanslag ontvangen. Dat gebeurt vervolgens niet en er valt een brief met een boete in de brievenbus. De btw is een zogenaamde aangifte-belasting. Jij moet zelf aangifte doen én de verschuldigde belasting overmaken. De meeste ondernemers doen eenmaal per kwartaal btw-aangifte. Dat moet dan uiterlijk de eerste maand ná het kwartaal waarover aangifte is gedaan en ook de betaling moet binnen die eerste maand.
11. Onjuiste verwerking van creditnota’s
Bij een door jouw bedrijf verstuurde creditnota verminder je de btw die je moet afdragen met het btw-bedrag dat vermeld staat op de creditnota. Dit verwerk je bij vraag 1a of 1b van de btw-aangifte (afhankelijk van het tarief).
Bij een door jouw bedrijf ontvangen creditnota verminder je de vooraftrek die je claimt met het btw-bedrag op de ontvangen creditnota. Dit doe je bij vraag 5b in de aangifte.
Je verwerkt creditnota’s in het kwartaal dat je ze verstuurd of ontvangen hebt.
12. Verkeerde verwerking van privégebruik van bedrijfsgoederen
De kosten van bedrijfsgoederen mag je in mindering brengen op je winst en de btw mag je als vooraftrek in mindering brengen in de btw-aangifte. Voor beiden geldt echter dat als je deze bedrijfsgoederen ook privé gebruikt, je procentueel hiervoor moet corrigeren.
13. Fouten bij het verwerken van vooruitbetalingen
Bij vooruitbetalingen moet je de btw al aangeven op het moment dat de vooruitbetaling wordt ontvangen, en niet pas als de dienst wordt geleverd.
14. Verkeerde correctie van oninbare vorderingen
Als zeker is dat een vordering (een factuur) oninbaar is https://novi-asten.nl/een-oninbare-factuur-vraag-de-btw-terug/, kun je de btw terugvragen. Deze vordering wordt in elk geval als oninbaar beschouwd uiterlijk één jaar na de uiterste betaaldatum die je met je klant hebt afgesproken. Heb je géén betalingstermijn afgesproken, dan geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen nadat jouw klant de factuur heeft ontvangen. Het btw-bedrag dat je wilt terugvragen, verwerk je in aangifte omzetbelasting over het tijdvak (kwartaal) waarin duidelijk is geworden dat de factuur oninbaar is. In die btw-aangifte trek je betreffende btw-bedrag af van de verschuldigde btw (rubriek 1a of 1b). Daarnaast trek jeook de omzet van de oninbare vordering af van de omzet over het betreffende tijdvak.
NOVI TIP
De omzetbelasting is een best moeilijke materie. Probeer zoveel mogelijk fouten te voorkomen. Doe ik de aangifte voor jou, dan is het belangrijk om mij zo goed mogelijk van alles op de hoogte te houden. Bij gebruik van een boekhoudpakket gaan gelukkig al veel punten automatisch goed.
Foto door Mikhail Nilov – Pexels
