Moet je met enige regelmaat een offerte uitbrengen? Dan wil je wel dat het ook juridisch in orde is. Daarom deze keer vijf juridische tips voor je offerte.
Eerst nog even: wat is eigenlijk een offerte?
De wet kent de term offerte niet, maar spreekt wel over het doen van een aanbod dat wel en niet aanvaard wordt. Een offerte is dus een schriftelijk aanbod dat je doet. Met de bedoeling dat de klant daar ‘ja’ tegen zegt. De klant is niet verplicht om ‘nee’ te zeggen. Hij kan ook gewoon helemaal niks van zich laten horen… Onderstaand vijf juridische tips waar ondernemers vaker vragen over hebben.
Tip 1. Wees duidelijk over de prijs en de eventuele korting
Het allerbelangrijkste is dat de prijs voor de klant helemaal duidelijk is. Dat is niet alleen commercieel gezien slim, maar ook om achteraf gedoe over de prijs te voorkomen. Vermeld daarom ook álle bijkomende kosten zoals verzendkosten, voorrijkosten, extra materialen, enz. Én vermeld wat niet bij de prijs is inbegrepen. Bijvoorbeeld “exclusief grondwerk”.
Breng je een offerte uit aan een consument, dan is de prijs altijd inclusief btw, tenzij je nadrukkelijk vermeldt: “exclusief btw”. Als je korting geeft op een eerder gebruikte prijs (nu van € 100 voor € 75), dan moet je als van-prijs de laagste prijs in de afgelopen 30 dagen gebruiken voor jouw aanbieding.
Vermeld je een prijs, dan moet je het product ook voor die prijs verkopen. Dus ook als het een typefout betreft. Maar … stel, je vermeldt als prijs € 29,75 in plaats van € 2.975. Dan kan de klant begrijpen dat het een vergissing is en hoef je niet voor die lage prijs te leveren.
Tip 2. Hanteer je algemene voorwaarden?
Je bent niet verplicht om algemene voorwaarden (of verkoopvoorwaarden) te hanteren. Het is wel slim, want je kunt er in opnemen onder welke voorwaarden je zaken doet.
- Geef in je offerte aan dat je algemene voorwaarden van toepassing zijn.
- Je moet je algemene voorwaarden ook ter beschikking stellen. Dat doe je het beste door een kopie met de offerte mee te sturen.
Stel, de klant ondertekent je offerte en stuurt die naar jou terug inclusief zijn eigen inkoopvoorwaarden. Achteraf is er onenigheid over iets en de klant verwijst naar zijn inkoopvoorwaarden. Juridisch gezien zijn dan toch jouw voorwaarden van toepassing. Als de klant echter óók in een brief of e-mail jouw verkoopvoorwaarden expliciet afwijst en zijn inkoopvoorwaarden van toepassing verklaart, dan zijn die inkoopvoorwaarden van toepassing. Jij moet dan zijn inkoopvoorwaarden weer afwijzen en jouw verkoopvoorwaarden van toepassing verklaren. De enige oplossing hiervoor is om met de klant samen te gaan zitten en te onderhandelen over de inhoud van de voorwaarden.
Tip 3. De klant zegt ‘ja’
Jij doet een schriftelijk aanbod en als de klant ‘ja’ zegt, is er volgens de wet sprake van een overeenkomst. Het is echter beter om het schriftelijk te hebben en de klant te laten tekenen voor zijn akkoord. Dat kon op verschillende manieren:
- Je stelt een contract op dat jij en de klant ondertekenen.
- Je stuurt een orderbevestiging en vraagt de klant dit te tekenen.
- Je geeft de klant in de offerte de gelegenheid om te tekenen.
De ondertekening vindt altijd onderaan de tekst plaats. Vermeld daar woonplaats, datum en naam van de klant. Doe je zaken met een bedrijf en de ondertekenaar is niet de eigenaar, vermeld dan ook de functie. Laat volledigheidshalve onder alle pagina’s een paraaf zetten.
Tip 4. Dit moet wel geheim blijven!
Het is heel goed mogelijk dat je voor het probleem van de klant een slimme oplossing hebt moeten bedenken of dat je iets hebt moeten ontwerpen. Je wilt dan niet dat de klant met jouw ideeën naar een concurrent stapt voor een lagere prijs. Neem dan een extra bepaling in je offerte op: “Partijen zullen alle vertrouwelijke informatie geheimhouden”.
Zijn de belangen groot, dan kun je voordat je een offerte uitbrengt een geheimhoudingsverklaring (oftewel een non-disclosure agreement) opstellen en die laten tekenen. Verwijs in je offerte naar deze geheimhoudingsverklaring en voeg een kopie als bijlage toe.
Tip 5. Hoelang moet je de offerte bewaren?
Je gaat zakendoen. Als de klant de offerte aanvaardt, maakt deze offerte deel uit van je basisadministratie en daarvoor geldt een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Daarna moet je de offerte verwijderen uit je administratie.
Je hebt geen zaken gedaan. De offerte werd dus afgewezen. Volgens de AVG mag je een document met persoonsgegevens net zo lang bewaren als dat dit nodig is voor het doel waarvoor je het document, de offerte in dit geval, hebt opgesteld. Je hebt met het uitbrengen van de offerte een commercieel doel voor ogen. Je bent niet verplicht de afgewezen offerte te bewaren, maar wellicht heb je wel reden hiervoor. Bijvoorbeeld om achteraf verkoopanalyses te kunnen maken of om vast te leggen wat je aangeboden hebt in het geval dat dezelfde klant toch nog een keer om een nieuwe offerte vraagt. Mijn advies is: bewaar ook de afgewezen offertes zeven jaar en verwijder ze dan.
Extra tip. Vergeet de bijlagen niet
Vermeld altijd onder de offerte welke bijlagen zijn meegestuurd met de offerte en dus ook onderdeel uitmaken van je aanbod: “Bijlagen: algemene voorwaarden, schetsontwerp en bedrijfsbrochure.” Lees hier meer over offertes en bijlagen (inclusief checklist).
Afbeelding van Edar via PixabayNOVI TIP
Meestal hoef je een offerte niet meer ‘uit je bureaula te halen.’ Je hebt geleverd wat je beloofd hebt en de klant heeft betaald. Maar soms is er achteraf gedoe over het een of het ander. Dan is het wel belangrijk dat je je offerte ook juridisch goed op orde had.
