Er bestaan wetten die voorschrijven dat je bepaalde documenten een bepaalde tijd moet bewaren. Denk aan je financiële administratie en personeelsdocumenten. Wat moet je nu eigenlijk hoe lang bewaren? En wat doe je er daarna dan mee?
Bewaartermijnen?
In de AWR (Algemene Wet Rijksbelastingen) staat dat je voor de Belastingdienst je financiële administratie 7 jaar of soms 10 jaar moet bewaren. De administratie (facturen en bankafschriften) over 2015 kun je dus vernietigen per 31 december 2022; de 7 jaren zijn dan voorbij. Gegevens over onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet je 10 jaar bewaren. Als je goederen of diensten verkoopt aan particulieren binnen de EU, moet je deze gegevens ook 10 jaar bewaren.
Voor personeelsdocumenten gelden er andere bewaartermijnen. Nu we ons moeten houden aan de AVG (Algemene verordening Gegevensbescherming), moeten we heel secuur omgaan met persoonsgegevens. Maar wat heeft dat nu voor invloed op de bewaartermijnen?
Sommige documenten zoals de statuten van je BV, nog lopende overeenkomsten en bepaalde correspondentie van de Belastingdienst waarin zaken worden vastgesteld moet je altijd bewaren.
Nog even over die AVG
De meeste ondernemers vinden de AVG een heel gedoe. Toch is deze AVG ook van belang op het bewaren van documenten.
Persoonsgegevens verwerken. Zoals je wel weet is de AVG van toepassing op elke onderneming die persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerken verstaan we bijvoorbeeld verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van persoonsgegevens.
Bewaren van persoonsgegevens. Volgens de AVG mag je persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor je de persoonsgegevens hebt verzameld. Bijzondere wetten, zoals de belastingwet, kunnen nu andere regels voorschrijven.
Algemene en bijzondere wet. De AVG is een algemene wet, die (algemene) zaken over de verwerking van persoonsgegevens regelt. Er zijn ook bijzondere wetten, zoals de belastingwetgeving waaronder de wetten over de loonbelasting, inkomstenbelasting en omzetbelasting. De hoofdregel is dat een bijzondere wet vóór een algemene wet gaat. Bijten de AVG en een fiscale wet elkaar, dan heeft de fiscale wet voorrang.
Dus? Volgens bijzondere wetten zoals de belastingwet moet je gegevens een bepaalde tijd bewaren. Daarna moet je ze volgens de AVG verwijderen áls er persoonsgegevens van derden in staan en je die niet meer nodig hebt voor hetgeen je ze verzameld hebt.
Dus hoe zit het nu?
De financiële administratie moet je 7 jaar bewaren. Dit geldt voor informatie vanaf het moment dat je deze niet meer gebruikt. Je mag zelf kiezen of je de informatie digitaal of op papier bewaart. Ongeacht wat de AVG voorschrijft. Personeelsdossiers mag je in de regel nog twee jaar bewaren na einde dienstverband. De checklist die je kunt downloaden helpt je een stuk verder.
Hoe verwijder je gegevens?
Er komt dus altijd een tijd dat je bepaalde documenten moet verwijderen. Óf vanwege de AVG omdat de documenten persoonsgegevens bevatten óf omdat ze bedrijfsgevoelige informatie bevatten. In beide gevallen is het zaak dat je de documenten veilig verwijdert. Oftewel veilig vernietigt. Papieren documenten vernietig je het beste met een papierversnipperaar.
Veel papier. Grote hoeveelheden papieren documenten, kun je door een gespecialiseerd bedrijf laten ophalen. Zij zorgen ervoor dat het veilig wordt vernietigd. Bedrijven met het CA+keurmerk van de Federatie Nederlandse Oudpapier Industrie (FNOI) staan in voor betrouwbare vernietiging.
Weinig papier. Kleine hoeveelheden kun je zelf met een versnipperaar vernietigen. Er bestaan zeven DIN-beveiligingsniveaus: P-1 en P-2 voor thuisgebruik, P-3 en P-4 voor reguliere bedrijven, P-5 voor bedrijven met zeer vertrouwelijke informatie en P-6 en P-7 voor de overheid, het leger, enz. De zogenaamde ‘cross-cutversnipperaar’ P-3/P-4 snijdt papier in twee richtingen en is een prima apparaat voor het standaard kantoorwerk. Wil je een versnipperaar aanschaffen, let dan ook op de capaciteit van het apparaat.
Digitaal. Als je speciale software gebruikt, denk aan boekhoudprogramma’s, verkoopinformatiesystemen, e.d. check dan hoe je hier veilig gegevens uit kunt verwijderen. Deze gegevens staan tenslotte vaak in de cloud en je wilt dat de gegevens overal verwijderd worden. Bestanden met de deleteknop van je computer verwijderen is vaak niet meteen voldoende. Ook niet als je de prullenbak leeg maakt. Experts kunnen vaak nog informatie terugvinden. Een stuk veiliger is bestanden verwijderen met een programma zoals CCleaner, DBAN of Eraser. Dat kan soms best ingewikkeld worden. Schakel dan je IT-adviseur in.
Dus paniek in de tent?
Nee, zeker geen reden tot paniek. De belangrijkste leerpunten zijn:
- Bewaar officiële documenten net zo lang als de betreffende wet dit voorschrijft.
- Hanteer hiervoor de checklist en/of de brochure Geautomatiseerde administratie en fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst (PDF).
- Persoonsgegevens mag je net zo lang bewaren als noodzakelijk voor het doel waarvoor je ze verzameld hebt (AVG). Dus bij een sollicitant of een nieuwe klant waarmee je niet in zee gaat, geldt: direct verwijderen.
- Personeelsdossiers mag je nog 2 jaar na einde dienstverband bewaren. Sommige gegevens hiervan kennen echter ook een minimale bewaartermijn van 5 of 7 jaar.
- Verwijder documenten met persoonsgegevens op vaste tijden in het jaar.
NOVI TIP
Houdt de wettelijke bewaartermijnen voor je administratie in de gaten en verwijder daarna persoonlijke gegevens als je die niet meer nodig hebt waarvoor je ze verzameld hebt.
Afbeelding van Mariann Szőke via Pixabay
