Eén keer per jaar stel ik de jaarrekening voor je op en controleer deze ook. Uiteraard zorg ik ervoor dat dit voldoet aan de meest recente wetgeving. Maar wat kun jij hier eigenlijk mee?
Opstellen en controleren van de jaarrekening
Op basis van jouw bedrijfsadministratie stel ik de jaarrekening op en zorg dat dit correct gebeurt. Dat is nodig voor de belastingaangifte en BV‘s moeten hun cijfers ook deponeren bij de Kamer van Koophandel.
Naar een dergelijke jaarverslag kan ook door derden gevraagd worden. Bijvoorbeeld als je een hypotheek wilt afsluiten, geld wilt lenen bij de bank of als je aanklopt bij een investeringsmaatschappij. Maar met de jaarcijfers kun je ook nog meer.
Je kunt niet alleen terugkijken hoe het vorig jaar is geweest, maar je kunt ook analyseren wat er goed en fout is gegaan. En vervolgens kun je op basis van de jaarcijfers en de analyse vooruit kijken naar het komende jaar.
De terugblik: wat staat er in de jaarrekening?
De jaarrekening bevat onder andere de balans en de winst & verliesrekening. Het is altijd een momentopname. Meestal geeft de jaarrekening de situatie per 31 december weer, maar soms werken ondernemingen ook met een ander boekjaar.
De balans. In de balans zijn de bezittingen en de schulden opgenomen en deze geeft je eigen vermogen weer. Wijzigingen ten opzichte van het voorafgaande jaar komen tot stand door jouw ondernemingsactiviteiten. De linkerkant is de debetkant en daar staan de bezittingen van de onderneming; die noemen we de activa. De rechterkant is de creditkant, hier zien we het eigen vermogen en de schulden die je nog moet betalen: dit noemen we de passiva. De linker- en de rechterkant zijn gelijk aan elkaar. Ze zijn in balans.
- Vaste activa. Hieronder vallen bijvoorbeeld je bedrijfsgebouw/hal, de transportbus, machines en je computer.
- Vlottende activa. Dit zijn bezittingen en vorderingen die je binnen een jaar verwacht om te zetten in geld. Dit zijn bijvoorbeeld voorraden die je nog kunt verkopen, belasting die je nog moet terugkrijgen en vorderingen op klanten die nog moeten betalen.
- Liquide middelen. Dit zijn de bankrekeningen van het bedrijf en eventueel contant geld (in de kas).
- Lang vreemd vermogen. Dit zijn schulden waarvan de terugbetalingstermijn langer dan een jaar is. Bijvoorbeeld een hypothecaire lening of een leaseverplichting.
- Kort vreemd vermogen. Dit zijn schulden die je binnen één jaar moet terugbetalen. Openstaande facturen (crediteuren), belastingschulden en ook een rekening-courant krediet waarbij je rood mag staan op je betaalrekening.
- Voorzieningen. Hieronder vallen financiële verplichtingen die je nog verwacht. Vaak is de omvang ervan nog niet helemaal duidelijk. Denk bijvoorbeeld aan groot onderhoud van je bedrijfspand (energietransitie) en aan oninbare vorderingen (dubieuze debiteuren). Voorzieningen komen steeds minder vaak voor.
De winst & verliesrekening. Dit spreekt vaak meer tot de verbeelding dan de balans. De basis is tenslotte de omzet. Als je daar de kosten op in mindering brengt, weet je hoeveel winst (of verlies) je hebt gemaakt. Er wordt gesproken over brutomarge en kosten. De brutomarge moet je kosten kunnen dekken en eigenlijk moet je minimaal 10% overhouden om te kunnen investeren in je toekomst. Uiteraard nadat je zelf eerst ‘loon uitgekeerd hebt’.
- Brutomarge. Dit is de omzet min de kostprijs van de omzet. Dit kan reguliere omzet zijn en bijzondere, eenmalige opbrengsten. Het is goed om hier onderscheid in te maken. De kostprijs zijn de kosten die je hebt gemaakt om de omzet te realiseren. Dus ingekochte goederen of diensten.
- Kosten. Hier is het goed om onderscheid te maken tussen vaste en variabele kosten en afschrijvingen. De kosten worden gesplitst in personeelskosten, huisvestingskosten, machinekosten, vervoerskosten, verkoopkosten en algemene kosten. De meeste kosten die hier staan zijn vaste kosten. Behalve bijvoorbeeld uitzendkrachten onder personeelskosten en op je verkoopkosten heb je vaak zelf ook wel invloed, waardoor ze variabel zijn.
Overige informatie. Je administratie zal meer informatie omvatten dan alleen bovenstaande zaken. Hiermee kun je meer inzicht krijgen in de ontwikkeling van je bedrijf. Denk aan bijvoorbeeld een top 10 van je klanten, de winstgevendheid van klanten, het aantal uren dat je aan bepaalde activiteiten hebt besteed, een kilometer rapportage (per activiteit/opdracht).
Kengetallen. Op basis van je financiële administratie is het mogelijk om zogenaamde kengetallen te berekenen. Dit zijn indicatoren om de financiële situatie van je bedrijf te beoordelen. De belangrijkste kengetallen zijn:
- Solvabiliteit. Dit geeft de mate aan waarin op lange termijn aan de financiële verplichtingen voldaan kan worden. Het percentage geeft de verhouding weer tussen het eigen vermogen en het vreemd vermogen.
- Liquiditeit. Dit betreft de mate waarin op korte termijn aan de financiële verplichtingen voldaan kan worden. De liquiditeit wordt berekend door de voorraden, de vorderingen en de geldmiddelen te delen door de kortlopende schulden. Als dit verhoudingsgetal groter is dan één, dan duidt dit meestal op een gezonde liquiditeit.
- Quick ratio. De quick ratio bereken je als volgt: vlottende activa minus voorraden, gedeeld door kort vreemd vermogen. Een quick ratio van meer dan 1 wordt over het algemeen als veilig beschouwd.
- Current ratio. De current ratio is de verhouding tussen vlottende activa, liquide middelen en kort vreemd vermogen. Met een current ratio van minimaal 1,5 wordt je bedrijf over het algemeen beschouwd als financieel gezond. De vlottende activa zijn dan 1,5 keer groter zijn dan de kortlopende schulden.
- Omloopsnelheid voorraden. Het aantal dagen waarin je voorraad gemiddeld verkocht is.
- Omlooptijd debiteuren. Het aantal dagen voordat je gemiddeld betaald krijgt.
- Omlooptijd crediteuren. Het aantal dagen voordat je rekeningen gemiddeld betaald hebt.
De vooruitblik: wat zeggen de cijfers
Op basis van de jaarrekening kun je analyses maken en bepalen waar er verbeterpunten liggen. Dit hoeven helemaal geen ingewikkelde berekeningen te zijn. Een goed begin is door tijd vrij te maken en jezelf een aantal kritische vragen te stellen:
- Hoe kan ik mijn omzet verhogen? Hoe krijg ik meer klanten en hoe kan ik aan bestaande klanten meer verkopen?
- Hoe kan ik mijn winst(-marge) vergroten? Op welke kosten kan ik besparen (vaak zijn dat vaste lasten) en is mijn tarief of prijs hoog genoeg?
- Heb ik niet te veel voorraad?
- Betalen mijn klanten op tijd en moet ik niet strenger zijn?
Soms kun je nog een stap verder gaan, maar dat vraagt vaak wel wat diepere analyses:
- Welke activiteiten moet ik zelf doen, uitbesteden of met welke activiteiten moet ik zelfs helemaal stoppen?
- Wat is mijn huidige capaciteit en benut ik die wel helemaal?
- Wat waren/zijn mijn marketinguitgaven en brengen die wel voldoende op?
- Hoe kan ik beter omgaan met wanbetalers?
- Heb ik mijn afspraken met de bank goed geregeld?
- Heb ik een goed bedrijfsmodel of kan dat toch beter?
- Kan ik meer rendement halen uit mijn investeringen en hoe dan wel?
Afbeelding van Gerd Altmann via PixabayNOVI TIP
Ik zorg ervoor dat jouw jaarrekening voldoet aan de laatste wetgeving. Maak eventueel een afspraak om jouw jaarrekening verder te analyseren en om samen op zoek te gaan naar verbeterpunten.
